5 Outlook Add Ins, die Ihr Business 2019 weiterbringen

5 Outlook Add Ins, die Ihr Business 2019 weiterbringen

Bei den meisten Unternehmen ist Microsoft Outlook aus dem Business-Alltag nicht mehr wegzudenken. Wir stellen fünf Outlook Add Ins vor, die Ihr Unternehmen im täglichen Business erheblich weiterbringen können.

1. PIPEFORCE: Sicherer Austausch großer Dateien

Das Outlook Add In von PIPEFORCE ermöglichen Ihnen den sicheren und verschlüsselten Empfang sowie Versand von Dateien und Dokumenten als E-Mail-Anhänge jeder Art und Größe direkt aus Ihrem gewohnten E-Mail Client heraus. Die Möglichkeit, datenschutzkonform und frei von Größenbeschränkungen zu kommunizieren und Daten sicher auszutauschen, zeichnet dieses Outlook Add In zum File Transfer aus. Die einfache Installation ist in wenigen Minuten erledigt und das Outlook Add In vollständig in Ihr System integriert. Ein zentrales Element des PIPEFORCE-Systems ist die verschlüsselte Übermittlung von Dateien jeder Art und Größe. Die Größenbeschränkung für E-Mail-Anhänge entfällt. Die Kommunikation bei Projekten mit großen oder sensiblen Datenpaketen, wie z.B. Bauvorhaben, Marketingkampagnen, Unternehmenstransaktionen oder die Ausarbeitung von Vertragswerken, wird so ganz erheblich vereinfacht.

Sie können das Outlook Add In von PIPEFORCE sowohl im Rahmen der angebotenen Cloud-Lösung mit Serverstandort in Deutschland als auch auf Ihren unternehmenseigenen Servern verwenden. An den Arbeitsplätzen Ihres Unternehmens arbeiten Ihre Mitarbeiter wie gewohnt. Der Adressat der E-Mail wird ausgewählt, die E-Mail verfasst und die zu versendenden Dateien werden als Download-Link angehängt. Es besteht beim Versand die Möglichkeit, zwischen zwei Privatsphäre-Optionen auszuwählen (direkter Download über Links oder Registrierung ). Ein überfüllter Posteingang oder Postausgang gehören mit dem Outlook Add In von PIPEFORCE der Vergangenheit an. Die umfangreiche Dokumentation der Zustellung (Download-Benachrichtigung) und die revisionssichere Archivierung komplettieren das Angebot.

2. Lookeen: Besser suchen in Outlook

Mit dem Outlook Add In Lokeen integrieren Sie eine Suchleiste, die es Ihnen ermöglicht, direkt aus Outlook heraus Ihre E-Mails nebst Anhängen, Ihren Terminkalender oder Ihre Dokumente und Notizen zu durchsuchen. Das leistungsstarke Tool indiziert auf Wunsch Ihren gesamten Datenbestand und durchsucht diesen nach einstellbaren Kriterien in kürzester Zeit. So finden Sie direkt aus Outlook heraus vermisste oder gerade anderweitig nicht auffindbare Dateien. Die Indizes werden aus Gründen der Datensicherheit ausschließlich auf dem jeweiligen Windows-Rechner gespeichert. Mit dem leistungsstarken Outlook Add In bewältigen Sie die tägliche Informationsflut in kürzerer Zeit. Es ist mit diesem Outlook Add In nicht mehr nötig, ein weiteres Programm zu öffnen, um Ihren gesamtem Datenbestand zu durchsuchen. Als Outlook Add In kann Lookeen nahtlos in frühere und aktuelle Outlook-Versionen, namentlich Outlook 2013, Outlook 2016 oder Office 365 eingebunden werden.

3. Clear Context: E-Mails automatisch verwalten und aufräumen

Das englischsprachige Outlook Add In Clear Context verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie Lokeen: Es eignet sich ebenfalls zur Durchsuchung und Verwaltung Ihres Datenbestandes mit Outlook. Im Vergleich zu Lokeen fällt auf, dass sich Clear Context, in erster Linie zur automatisierbaren Verwaltung von E-Mails eignet und den Posteingang aufräumt. Das Outlook Add In der Clear Context Corporation hat sich darauf spezialisiert, E-Mails nach definierten Regeln zu sortieren, um diese leichter wieder auffinden zu können. Des weiteren können Sie Aufgaben an E-Mails anhängen und die Bearbeitung der E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten und nach bestimmten Kriterien vorgeben.

4. Twitter Twinbox: Integration Ihrer Twitter-Kommunikation

Mit einigen Hundert Millionen Nutzern, die mehr als 500 Millionen Tweets täglich teilen, erreichen Unternehmen jeder Größe, vom Einzelhändler bis zu multinationalen Konzernen, mit Twitter alte und neue Zielgruppen sowie neue und bestehende Kunden in der ganzen Welt. Die Twitter Twinbox ist ein Outlook Add In, das die einfache Integration und Verwaltung von unternehmenseigenen Tweets ermöglicht und so auf einfache und effektive Weise die unternehmenseigene Kommunikation unterstützt.

5. Mapilab: Dubletten im Posteingang, Kalender und Kontakten finden

Eine nützliche, als All-Inklusive-Package bezeichnete Sammlung verschiedener Outlook Add Ins bietet die Firma MapiLab: Als Paket gebündelt sind dort Tools zum Erkennen und Löschen von Dubletten sowohl in E-Mail-Postfächern als auch in Kalender- und Kontaktdaten oder zum automatischen Ausdruck von E-Mail-Anhängen. Daneben gibt es Tools zur automatischen Erkennung unbeantwortet gebliebener E-Mails. Die einzelnen Tools und Add Ins sind auch jeweils separat erhältlich.

Fazit

Der an sich schon große Funktionsumfang von Outlook lässt sich durch Outlook Add Ins und Plugins erheblich erweitern. Die hier vorgestellten Outlook Add Ins, allen voran das Tool von PIPEFORCE zum File Transfer, ermöglichen Ihnen die einfache, sichere und komfortable Verwaltung der täglich in Ihrem Unternehmen über Outlook empfangenen und versandten Datenmengen.

Mehr Informationen über das PIPEFORCE Outlook Add In finden Sie in unserem Whitepaper: