Egal ob in B2C oder B2B, Reklamationen sind ein sensibles Thema – im privaten wie im geschäftlichen Umfeld. Ob Endkunden ein defektes Produkt melden oder Geschäftspartner über ausbleibende Lieferungen oder Fehlfunktionen klagen: Entscheidend ist, wie schnell und professionell ein Unternehmen reagiert.

Mail-Reklamationen sind oft unstrukturiert, emotional und unvollständig. Genau hier setzen unsere KI-Agenten an: Sie analysieren eingehende Nachrichten, klassifizieren Anliegen, starten interne Prozesse – und kommunizieren empathisch mit Ihren Kunden.

Die Vorteile: automatische Klassifikation, direkte Prozessanbindung und jederzeit die Möglichkeit, Mitarbeitende bei Bedarf einzubinden („Human in the Loop“).

So werden Reklamationen nicht zum Problem, sondern zur Chance für besseren Service und stärkere Kundenbindung.

✅ So funktioniert’s – typische Fälle:

1. Defekter Fernseher: Die KI erkennt einen technischen Defekt, wertet das mitgesendete Video aus und stellt alle Informationen bereit, danach startet die Prüfung durch den technischen Service (Human in the Loop) bei Bedarf wird dem Kunden automatisch ein Rücksendeetikett mit einer transparenten Antwort zugesandt.

2. Fehlende Staubsaugerteile (B2C): Fehlende Teile werden automatisch erkannt, Nachsendung wird beauftragt, Lagerverfügbarkeit geprüft – bei Unklarheiten erfolgt eine freundliche Rückfrage. Der Kunde erhält eine persönliche, klare Info-Mail.

3. Falsches Smartphone geliefert (B2C): KI erkennt die Abweichung zwischen Bestellung und Lieferung, stößt Ersatzversand und Rücksendung an. Bei Bedarf prüft ein Servicemitarbeiter den Fall vor Versandfreigabe

4. Technischer Defekt (B2B): KI erkennt technischen Defekt, leitet den Serviceeinsatz ein, prüft Garantiebedingungen, erstellt Serviceticket mit Fehlerbeschreibung. Human-in-the-Loop für finale Bewertung & Technikerzuteilung.

5. Keine Lieferung (B2B): KI erkennt kritische Lieferung, prüft Transportdaten und Speditionsstatus, startet Eskalationsworkflow. Rückmeldung mit neuem Lieferfenster erfolgt automatisch oder durch einen Mitarbeiter (Human-in-the-Loop)

🎯 Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Automatisierte Bearbeitung in unter 2 Minuten

• Entlastung der Teams durch Wegfall manueller Standardfälle

• Fehlerfreie Zuordnung & strukturierte Abläufe

• Zufriedene Kunden durch transparente Kommunikation

• Nahtlose Einbindung in Ihre bestehende Systemlandschaft

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