File Transfer für Unternehmen: Das ist zu beachten

File Transfer für Unternehmen: Das ist zu beachten

Digitalisierung, Wirtschaft 4.0, Cloud Computing und Datensicherheit beim File Transfer für Unternehmen sind zentrale Themen unserer Zeit. Der Datentransfer und der Austausch großer Dateien zwischen einzelnen Unternehmen und innerhalb von Konzernstrukturen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Sicherheit, Kontrolle und Usability sind dabei für Unternehmen zu gewährleisten. Wer sich als Unternehmer und IT-Verantwortlicher den Herausforderungen der zunehmend digitalisierten Welt stellen will, benötigt für den Datentransfer zwischen Unternehmen effiziente und sichere Business to Business (B2B) Software Lösungen.

Unsere Erfahrung beim sicheren File Transfer für Unternehmen

Nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind in vielfältige nationale und internationale Geschäftsbeziehungen eingebunden. Die Begriffe Industrie 4.0 oder Wirtschaft 4.0 bezeichnen dabei den Transformationsprozess der gesamten Infrastruktur in Industrie, Gewerbe, Handel und Dienstleistungen hin zur vollständigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Viele sehen darin eine neue Stufe der industriellen Revolution mit disruptiven Veränderungen der gesamten globalen Wirtschaftsstruktur. Vernetzung und Digitalisierung sollen den schnellen Austausch umfangreicher Datenmengen in Echtzeit ermöglichen. Die Sicherheit und die Integrität der Daten beim File Transfer sowie die Kontrolle über den Datenaustausch haben deshalb für Unternehmen oberste Priorität. Ein Unternehmen muss jederzeit wissen, an wen, von wem und wann welche Daten und Dokumente übertragen wurden. Gleichzeitig muss eine (B2B) Lösung für den sicheren Datentransfer zwischen Unternehmen benutzerfreundlich sein. Nur wenn der Datenaustausch mit externen Partnern unkompliziert ist, wird eine Lösung von den Mitarbeitern konsequent genutzt und Reibungsverluste vermieden.

Grenzen unternehmenseigener Server beim Datenaustausch

Der Datentransfer über die internen Server eines Unternehmens stößt beim Austausch umfangreicher Daten mit Geschäftspartnern und auch mit verbundenen Unternehmen in Konzernstrukturen schnell an seine Grenzen. Auch FTP-Lösungen sind häufig nicht nur teuer und unflexibel, sondern verursachen auch einen enormen Aufwand bei der Administration. Cloud Computing und File Hosting Services bieten hier eine Alternative. Der Dienstanbieter muss dabei jedoch in jedem Fall vertrauenswürdig sein und sollte inländischen Datenschutzstandards genügen. Die Cloud-Server des Unternehmens sollten deshalb in Deutschland stehen. Des Weiteren sollte ein Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, wo seine Daten konkret gespeichert sind, über welche Server diese laufen und wer darauf Zugriff nehmen könnte.

File Transfer, günstig und sicher

Der Datentransfer sollte weitgehend frei von Beschränkungen bei der Größe von Dateien sein. Herkömmliche E-Mail Lösungen können dies nicht leisten. Die Größe der Anhänge ist meistens auf wenige MB begrenzt und ein sicherer, verschlüsselter Datentransfer nicht ohne weiteres möglich.

Sicherer Datentransfer und Verschlüsselung

Cyberkriminalität und Wirtschaftsspionage stellen hohe Anforderungen an die Sicherheit und die Verschlüsselung beim File Transfer. Eine verschlüsselte Übermittlung von Daten, bis hin zu einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, liefert hier einen entscheidenden Mehrwert. Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden die Daten beim Absender mit einem sicheren Algorithmus verschlüsselt, bleiben über den gesamten Transportweg verschlüsselt und werden erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Die sichere Verschlüsselung auf dem gesamten Transportweg über die Datenserver eines Serviceanbieters bietet Schutz vor sogenannten Man-in-the-Middle Angriffen, d. h. vor der Einsicht durch unbefugte Dritte auf dem Weg zum Empfänger. Den gestiegenen Datenschutzanforderungen durch die seit 25.05.2018 in allen Mitgliedsstaaten der EU geltende EU DSGVO ist ebenso Rechnung zu tragen.

Transparenz und Usability beim Datenaustausch

Der Transfer aller Dateien beliebiger Größe muss im Unternehmen jederzeit nachvollziehbar sein. Auch Art und Umfang der Daten sowie Absender und Empfänger müssen verifizierbar bleiben. Die Systemprozesse gelungener B2B Software Lösungen für den Datentransfer sollten so strukturiert sein und dergestalt im Hintergrund ablaufen, dass die Mitarbeiter und Führungskräfte die gewünschten Dateien problemlos verschlüsselt senden und empfangen können. Usability im Sinne von Praktikabilität für die Anwender bedeutet, dass die Mitarbeiter unkompliziert mit dem System arbeiten können. So schafft ein Unternehmen die notwendige Akzeptanz und unterstützt die erforderliche Sicherheit.

Integration in bestehende Prozesse und Systeme

Die Integration in bestehende Systeme und Strukturen wie in Outlook, in Office-Anwendungen, in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder in vorhandene ERP Software vereinfacht die Arbeitsabläufe beim Versand von Daten erheblich. Gleiches gilt für den Empfänger der Daten, der mit seinem System unkompliziert auf die übersandten Daten zugreifen will. Der Datenaustausch sollte im Ergebnis einfach, schnell und zuverlässig sein. Nur wenn ein System das leistet, kann ein Unternehmen mit reibungslosen Arbeitsabläufen und mit der Konzentration seiner Mitarbeiter auf die wesentlichen Aufgaben in der Wertschöpfungskette rechnen.

Verschiedene Ansätze im Vergleich

Mittlerweile haben sich einige Anbieter von Cloud Services und On Premise Software der Problematik des Datentransfers für Unternehmen angenommen. Im wesentlichen werden bisher drei Lösungsansätze angeboten:

1. Zum einen gibt es die bekannten Filesharing Lösungen wie DropBox oder Box. Diese dienen in erster Linie zum Speichern und Teilen von Dateien jeder Art. Beim Teilen erhält der Empfänger einen Download-Link für zuvor freigegebene Dateien. Schwierig wird es bei verschlüsselten Dateien, wenn dem Empfänger erst zuvor der entsprechende Schlüssel auf einem anderen, sicheren Weg übermittelt werden muss. Außerdem kann es bei diesen Lösungen Probleme mit der Dokumentation geben. Häufig wird lediglich der Zugriff auf ein Dokument gewährt, welches kontinuierlich bearbeitet werden kann. So kann später häufig nicht mehr nachvollzogen werden, welche Inhalte und Informationen zu welcher Zeit geteilt wurden. Zusätzlich ist es nicht in allen Unternehmen gestattet, auf Dropbox zuzugreifen – dies müsste dann ebenso im Vorfeld erst geklärt werden, was einen weiteren Aufwand mit sich bringt.

2. Einen etwas anderen Ansatz für den Datentransfer verfolgen File Transfer Services, wie bspw. die niederländischen Unternehmen WeTransfer oder TransferXL. Hier steht der Transfer großer Dateien im Vordergrund und die Speicherung der Daten erfolgt nur kurzzeitig. Diese Dienste funktionieren im Wesentlichen so, dass Dateien über den Webbrowser oder über eine Service App auf die Server des Dienstes hochgeladen werden. Von dort werden die Daten an zuvor bestimmte Empfänger weitergeleitet. Häufig werden die Daten nach relativ kurzen Zeiträumen wieder vom Server des Anbieters gelöscht. Für solche Lösungen spricht in der Regel eine gute Usability. Jedoch sind die Sicherheitsanforderungen für Unternehmen meist nicht ausreichend erfüllt.

3. Neben den zuvor genannten Online-Lösungen gibt es mittlerweile auch einige spezialisierte Software Anbieter, welche sich mit dem sicheren und einfachen Austausch von Daten und Dokumenten im B2B-Umfeld beschäftigen. Mit PIPEFORCE positionieren wir uns in diesem Segment und bieten Unternehmen eine flexible Plattform für den internen und externen Austausch von Dateien. Über die Plattform kann eine Lösungen zum Transfer von Dateien sowie eine Datenraum-Lösung (mit Sync- und Share-Funktion) genutzt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen und zur flexiblen Anbindung anderer Systeme. Bei allen Elementen haben die Themen Sicherheit und Usability für uns höchste Priorität.

Fazit und Ausblick

Die sorgfältige Auswahl der richtigen Software-Lösung kann für Unternehmen entscheidend zum Geschäftserfolg und zur IT-Sicherheit beitragen. Das Thema sollte daher strukturiert und mit hoher Priorität angegangen werden. Detaillierte Informationen über die notwendigen Anforderungen einzuholen und verschiedene Anbieter zu vergleichen sollte für Unternehmen folglich am Anfang der Entscheidungsfindung stehen. Kostenfreie Online-Lösungen bieten häufig auf den ersten Blick eine schnelle und einfache Problemlösung. Es muss jedoch beachtet werden, dass die jeweiligen Lösungen auch langfristig nahtlos in die Geschäftsprozesse integriert und flexibel erweitert werden können. Auch hochpreisige und etablierte Softwareanbieter haben beim Thema Flexibilität häufig ihre Schwierigkeiten. Es sollte deshalb eine genaue Prüfung dieser Anforderung erfolgen, um für das Unternehmen eine hohe Flexibilität bei Prozess- und Marktveränderungen zu gewährleisten.


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