Große Dateien versenden: Die besten Lösungen für Unternehmen

Große Dateien versenden: Die besten Lösungen für Unternehmen

Wer große Dateien versenden möchte, stößt mit einem Standard E-Mail-Programm schnell an seine Grenzen. Kaum ein E-Mail Dienst erlaubt Anhänge, die größer als 25 MB sind – hier bringt auch eine Datenkomprimierung oftmals nicht mehr viel. Es gibt allerdings einige Alternativen, wenn es um das Thema große Dateien versenden geht.

Große Dateien versenden im Unternehmen mit File Sharing Plattformen

Bei Dropbox handelt es sich genauso wie bei Box oder Google Drive um eine sogenannte File Sharing Plattform. Das bedeutet, dass die Versendung über einen Cloud Speicher erfolgt. Der Dienst ist bis zu einer bestimmten Größe in der Regel gratis. Wer große Dateien versenden möchte, kann dies bspw. mit Dropbox bis zu einer Speicherkapazität von 2 GB mit einem Basiskonto kostenlos tun.

Die Anwendung funktioniert wie folgt: Große Dateien werden auf dem Server des jeweiligen Anbieters hochgeladen. Danach können bestimmte Bereiche für Freunde oder Geschäftspartner freigegeben werden. Diese erhalten entweder die Zugangsdaten oder einen Link per E-Mail. Datenempfänger benötigen kein eigenes Konto für die Nutzung. Dafür ist für den Absender in der Regel eine Registrierung erforderlich.

Diese Art von File-Sharing Dienste werden in Deutschland hauptsächlich im privaten Bereich genutzt und überzeugen mit ihrer einfachen Bedienbarkeit. Eine Verschlüsselung findet bei diesen Services in der Regel nicht statt, weshalb der Sicherheitsstandard als eher gering einzustufen ist. So kam es zum Beispiel 2016 bei Dropbox zu einem großen Sicherheitsproblem. Unbekannte veröffentlichten damals über 68 Millionen Dropbox-Zugangsdaten. Da Unternehmen häufig sensible Daten austauschen und einen hohen Wert auf Sicherheit legen, sind diese Lösungen im B2B Umfeld seltener vertreten.

Große Dateien versenden im Unternehmen mit Free Transfer Tools

WeTransfer oder TransferXL sind sogenannte Free Trans Tools. Wer zum Beispiel mit WeTransfer große Dateien im Unternehmen versenden möchte, kann dies bis zu 2 GB kostenlos. Danach sind Gebühren fällig. Mit diesem Anbieter können bis zu 20 GB auf einmal versendet werden. Hierfür ist es erforderlich, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers erfasst wird. Wer möchte, kann auch einen Text beifügen. Im Anschluss werden die Daten hochgeladen.

Nach erfolgreichem Hochladen erhält der Empfänger eine E-Mail, in der ein Link zu dem Anbieter WeTransfer enthalten ist. Die Daten sind sieben Tage lang verfügbar – danach erfolgt eine Löschung. Somit funktioniert das System ähnlich wie die File Sharing Plattformen. Oft ist noch nicht einmal eine Registrierung erforderlich. Die Anwendung ist somit sehr unkompliziert, die Sicherheitsprobleme sind jedoch die gleichen wie bei den Cloud Speicher Systemen. Die gespeicherten und übermittelten Daten werden sehr häufig auf ausländischen Servern gelagert. Nutzer haben hier keinerlei Einfluss auf die Datensicherheit.

Open Source Lösungen zum Datentransfer

Zu den bekanntesten Open Source Systemen zählen z. B. Nextcloud oder Seafile. Sie vereinigen die Funktionen der File Sharing Plattformen mit einer vollständigen Datenkontrolle auf dem eigenen Server. Große Dateien im Unternehmen zu versenden ist damit problemlos möglich, gleichzeitig gibt es nicht die Sicherheitsbedenken, wie bei den anderen Anbietern.

Zu den Nachteilen gehört, dass Unternehmen mit diesen Lösungen einen deutlich höheren Installations- und Administrationsaufwand haben. Die Software muss von der Unternehmens-IT installiert und konfiguriert werden. Des Weiteren kann z.B. der Speicherplatz nicht einfach gegen einen geringen Aufpreis vergrößert werden, wie dies bei den Cloud Systemen der Fall ist.

Unternehmen, die ihre Daten auf ihren eigenen Servern verwalten, müssen sich auch eigenständig um die Sicherung dieser Daten kümmern. Damit behält das Unternehmen zwar die Datenkontrolle, für die Sicherheit ist es aber ebenfalls selbst verantwortlich. Dies ist nicht ganz einfach, wie die Erfahrungen aus der Vergangenheit gezeigt haben. Das bedeutet, dass ein eigener Server nicht unbedingt sicherer ist, als der eines professionellen Cloud Anbieters.

Spezialisierte B2B Lösungen für den Versand großer Daten im Unternehmen

Für Unternehmen, die hohe Anforderungen im Bereich Sicherheit und Usability beim Austausch von Dateien haben, gibt es spezialisierte B2B Lösungen. PIPEFORCE ist in diesem Bereich aktiv und bietet die Möglichkeit große Dateien sicher und einfach zu versenden sowie mit externen Partnern gemeinsam zu bearbeiten. Die Software kann lokal auf den eigenen Servern eines Unternehmens betrieben, aber auch als Cloud Variante verwendet werden. Sie kombiniert dabei die Vorteile und Funktionen von File Sharing, File Transfer und Open Source Lösungen.

Große Dateien werden mit PIPEFORCE verschlüsselt versendet und gespeichert. Mit dem „Sicheren Datenraum“ können Dokumente für externe Partner, Kunden oder andere Benutzergruppen freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden. Mit dem Transfer Tool werden große Dateien über eine Web-Oberfläche oder direkt aus Outlook sicher versendet und der Empfang revisionssicher dokumentiert. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, volle Transparenz über ihren Datenaustausch zu erhalten, Administrationsaufwand stark zu reduzieren und gleichzeitig die Sicherheit und Transparenz signifikant zu erhöhen.

Fazit

Für den Versand großer Datenpakete gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, welche sich zum Teil erheblich in den Bereichen Sicherheit, Transparenz, Usability und Administrationsaufwand unterscheiden. Während kostenfreie, online verfügbare File Transfer und File Sharing Lösungen häufig Schwachstellen bei der Sicherheit haben, führen lokal eingesetzte Lösungen in der Regel zu einem erhöhten Administrations- und Installationsaufwand.

Spezialisierte B2B Software vereint die Vorteile aus den verschiedenen Welten und bieten Unternehmen eine Lösung nach den Anforderungen im B2B Umfeld. Die damit erreichten Mehrwerte durch erhöhte Sicherheit und reduziertem Aufwand beim Einsatz, überwiegen in der Regel deutlich die aufgewendeten Lizenzkosten.

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