Rechnungsprüfung – Kann das nicht auch ein AI Agent?

Die formale Prüfung von Eingangsrechnungen erfordert einen hohen manuellen Aufwand. Besonders herausfordernd wird dies durch Rechnungen aus dem Ausland, da unterschiedliche gesetzliche Vorgaben für verschiedene Länder gelten und sich diese regelmäßig ändern. Zudem bringt die Einführung der E-Rechnungen neue Komplexität mit sich: Diese sind mit dem menschlichen Auge nur bedingt lesbar, so dass eine inhaltliche Prüfung meist erst nach dem Upload ins Finanzsystem oder ERP-System erfolgen kann.

Die manuelle Rechnungsprüfung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Kleinste Abweichungen in Steuersätzen, fehlende Pflichtangaben oder fehlerhafte Angaben von Unternehmensdaten, können zu Verzögerungen in der Bearbeitung führen oder sogar dazu, dass die Rechnung steuerrechtlich nicht anerkannt wird.

Dank der technologischen Entwicklung der letzten Jahre eröffnen KI-gestützte Plug & Play Lösungen nun völlig neue Möglichkeiten zur intelligenten Verarbeitung von Rechnungen.

Lösung: AI Agent für die Rechnungsprüfung

Ein AI Agent ist ein intelligentes System, das in der Lage ist, autonom Aufgaben zu erledigen, Entscheidungen zu treffen und mit seiner Umgebung zu interagieren. Es nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und auf Basis von vordefinierten oder erlernten Regeln zu handeln.

Besonders attraktiv ist dieser Plug & Play Ansatz für die meisten Unternehmen deshalb, weil der AI-Agent bereits bestehende Prüfungsprozesse und Systeme smart erweitert, ohne dass diese dafür angepasst werden müssen. Der KI-Agent durchläuft vollständig autonom einen Prozess, welcher die formale Prüfung der Rechnung sowie eine Entscheidung zu den nachgelagerten Schritten und die entsprechende Datenübertragung zum Ergebnis hat.

Der Prozess sieht idealerweise folgendermaßen aus:

1. Automatisierte Erfassung:

   • Eingangsrechnungen werden direkt aus dem E-Mail-Postfach ausgelesen oder aus einem Dokumentenmanagementsystem extrahiert.

   • Papierbasierte Rechnungen können einfach gescannt und im Anschluss an den KI-Agent übergeben werden.

2. Formale Prüfung:

   • Die KI analysiert die Rechnungen und prüft, ob alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Umsatzsteuer-ID und Rechnungsdatum vorhanden sind.

   • Die gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes werden berücksichtigt, sodass auch internationale Rechnungen korrekt geprüft werden.

   • Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen werden automatisch erkannt. Zusätzlich kann der KI-Agent unternehmensindividuelle Vorgaben bei der Prüfung berücksichtigen (wie z.B. die erforderliche Rechnungsadresse)

3. Prozessweitergabe:

   • Erfolgreich geprüfte Rechnungen werden automatisiert in den weiteren Prüfprozess übergeben – entweder durch Weiterleitung an eine Person/Postfach oder durch direkte Übertragung in das ERP- oder Workflow-System.

4. Fehlermeldung und Korrekturmechanismus:

   • Bei nicht erfolgreich geprüften Rechnungen kann eine automatische E-Mail-Antwort an den Absender generiert werden, die den Grund für die Ablehnung enthält.

   • Der Absender hat die Möglichkeit, die Rechnung zu korrigieren und erneut einzureichen.

Zusätzliche Anwendungsfälle und Praxisbeispiele:

• Konzern mit internationalen Lieferanten: Ein global agierendes Unternehmen mit Lieferanten aus mehreren Ländern kann durch den KI-Agenten sicherstellen, dass jede Rechnung den spezifischen nationalen Vorschriften entspricht. Automatische Währungsumrechnung und Steuerberechnung erleichtern die Weiterverarbeitung.

• Mittelständische Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen: Ein mittelständischer Betrieb, der täglich hunderte Rechnungen bearbeitet, kann durch die Automatisierung die Arbeitslast der Buchhaltung erheblich reduzieren. Rechnungen mit Standardformaten werden ohne manuelle Prüfung freigegeben.

• Öffentliche Institutionen mit strikten Compliance-Vorgaben: Behörden und öffentliche Einrichtungen müssen strengste regulatorische Vorgaben einhalten. Die KI stellt sicher, dass alle Rechnungen den formalen Anforderungen der Regierung entsprechen, bevor sie verarbeitet werden.

Herausforderungen bei der Umsetzung

• EU AI Act & Datenschutz:

  • Die Lösung muss konform mit den neuesten gesetzlichen Vorgaben zur KI-Nutzung sein und die Datenschutzrichtlinien (z. B. DSGVO) strikt einhalten.

  • Sensible Unternehmensdaten müssen durch verschlüsselte Speicherung und gesicherte Schnittstellen geschützt werden.

• Nahtlose Integration:

  • Der KI-Agent muss sich problemlos in bestehende E-Mail Systeme, ERP-Systeme und Workflows integrieren lassen, um eine durchgehende Prozessautomatisierung zu gewährleisten.

  • Die Verarbeitung muss sowohl für klassische als auch für E-Rechnungen möglich sein.

• Aktualität der Gesetzgebung:

  • Steuerliche und regulatorische Vorgaben ändern sich häufig. Der KI-Agent muss regelmäßig mit den neuesten Gesetzesänderungen aktualisiert werden.

• Dynamik des Marktes:

  • Die Auswahl des richtigen KI-Modells ist entscheidend,

  • Da sich der Markt rasant weiterentwickelt und bestehende Lösungen kontinuierlich verbessert werden, müssen Unternehmen flexibel bleiben und das im AI-Agent genutzte KI-Modelle upgraden oder wechseln können.

Fazit:

Die Automatisierung der formalen Rechnungsprüfung durch KI-Agenten stellt eine zukunftssichere Lösung für Unternehmen dar. Durch den Plug & Play Ansatz werden bestehende Prozesse und Systeme smart erweitert, ohne diese dafür anpassen zu müssen. Den erzielten Kosteneinsparungen stehen damit minimale Umstellungskosten gegenüber, wodurch ein ROI meist innerhalb von wenigen Monaten erreicht wird.

Vorteile auf einen Blick:

• Deutliche Zeit- und Kostenersparnis durch vollautomatische Erfassung und Prüfung
• Vermeidung von menschlichen Fehlern und Reduktion finanzieller Risiken
• Verbesserte Compliance und Einhaltung aktueller gesetzlicher Vorgaben
• Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe – von KMU bis Konzern
• Transparente Prozesse durch Protokollierung und automatische Benachrichtigungen

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, sich mit der Implementierung einer KI-basierten Rechnungsprüfung auseinanderzusetzen. Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und den Anforderungen des EU AI Acts gerecht werden wollen, sollten auf eine smarte, regelkonforme und leistungsstarke Lösung setzen!

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