So meistern Sie den Dateitransfer im Maschinenbau

So meistern Sie den Dateitransfer im Maschinenbau

Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau stehen aktuell vor neuen Herausforderungen bei der effizienten Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Das Volumen von ausgetauschten Daten steigt rapide an. So müssen beispielsweise in der Konstruktion und Entwicklung immer größere Datenpakete (CAD Dateien, Programme, Bilder, Videos, u.v.m.) an Externe gesendet oder von diesen empfangen werden. Der Einsatz unzureichender Softwarelösungen führt dabei zu drei Hauptproblemen, mit denen die Fachabteilungen, aber auch die IT, konfrontiert sind: Hoher Aufwand für Sender und Empfänger, unzureichende Sicherheitsstandards sowie fehlende Transparenz & Kontrolle.

Hoher Aufwand für Sender und Empfänger

Die gängigen E-Mail-Programme stoßen hinsichtlich der Größe von gesendeten Dateien sehr schnell an ihre Grenzen – meist ist bei zehn bis zwanzig Megabyte Schluss. Der Sender muss dann auf eine andere Lösung ausweichen oder die Datei in kleineren Paketen verschicken. Häufig entsteht auch die Situation, dass eine Datei verschickt, aber aufgrund von Größenbeschränkungen vom Empfänger nicht empfangen werden kann.

Lösungen wie FTP-Server oder lokal betriebene Sharing-Lösungen führen aufgrund der schlechten Usability und veralteter Software häufig zu hohen Prozesskosten für den Sender sowie zu hohem Zusatzaufwand in der IT. Auch der Empfänger wird häufig mit einem erheblichen Aufwand für Registrierung, Software-Installation und Dateiabruf belastet.

Unzureichende Sicherheitsstandards

Die im Maschinen- und Anlagenbau ausgetauschten Daten sind häufig nicht nur groß, sondern auch sensibel. Gängige E-Mail-Programme genügen hier bei weitem nicht, um die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten. Wird eine E-Mail auf ihrem Weg zwischen Sender und Empfänger abgefangen, so kann sehr einfach auf den Inhalt zugegriffen oder dieser manipuliert werden. Darüber hinaus trägt der versehentliche Versand an einen falschen Empfänger zu 80 – 90 % aller Datenschutzverletzungen bei.

Transparenz und Kontrolle

Da innerhalb eines Unternehmens häufig über verschiedene Kanäle mit Externen kommuniziert wird, wird es für IT und Fachbereiche immer schwieriger, einen Überblick über die ausgetauschten Daten zu behalten. Besonders wenn die Usability für Sender oder Empfänger als unzureichend empfunden wird, weichen viele Mitarbeiter auf frei verfügbare Online-Tools oder auch private E-Mail-Programme aus. Dies führt zu weiteren Problemen hinsichtlich Datensicherheit und Transparenz von Daten- und Informationsflüssen innerhalb des Unternehmens.

Bedeutung der Auswahl einer geeigneten Software für Dateitransfer und Datenaustausch

Aufgrund der zuvor beschriebenen Situation und den daraus resultierenden Problemen, wird es für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau immer wichtiger, das Thema Dateiaustausch mit einer hohen Priorität zu behandeln. Eine geeignete und leistungsfähige Lösung bringt dabei folgende Mehrwerte:

  1. Reduktion von Prozesskosten in den Fachabteilungen
  2. Höhere Kundenzufriedenheit und höhere Zahlungsbereitschaft
  3. Reduktion von Prozess- und Lizenzkosten in der IT
  4. Reduktion von Risiken für Datenverlust
  5. Zuverlässige Einhaltung der DSGVO

Relevante Kriterien für die Auswahl einer geeigneten Software für Dateitransfer und Datenaustausch

Um diese Mehrwerte zu generieren und eine für das Unternehmen passenden Lösung zu finden, sind besonders die folgenden Kriterien zu beachten:

1. Größenbeschränkung beim Versand und Empfang

Falls es überhaupt eine Größenbeschränkung bei Versand und Empfang gibt, sollte diese mehrere Gigabyte betragen. Damit erhält der Sender eine ausreichende Flexibilität für den Austausch mit Externen. Hierbei ist zu beachten, dass einige Anbieter am Markt eine Größenbeschränkung in dieser Größenordnung nur durch die Installation einer zusätzlichen Software (beim Sender/Empfänger) erreichen. Dies hat erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz der Lösung und sollte deshalb vermieden werden.

2. Verschlüsselte Übertragung

Die Übertragung der Dateien sollte unbedingt verschlüsselt erfolgen. Gängiger Standard ist hier HTTPS. Wird zusätzlich eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung angeboten, so ist der Prozess für den Schlüsselaustausch unbedingt zu beachten. Häufig ist dieser nämlich recht kompliziert und führt in der Praxis dazu, dass eine Lösung von Sendern oder Empfängern nicht akzeptiert wird.

3. Versand und Zugriffsoptionen

Neben der verschlüsselten Übertragung sollte eine Software immer eine Auswahl von Zustelloptionen bieten. Häufig enthalten Dokumente keine sensiblen Daten, so dass der Fokus für den Versand lediglich auf einem einfachen Versenden und Empfang liegen kann. Um die Software jedoch breit im Unternehmen einsetzen zu können, sollte auch für sensible Dokumente eine Möglichkeit für den Versand mit einer höheren Datenschutzstufe möglich sein.

4. Usability für Sender und Empfänger

Viele Softwarelösungen bieten eine Weboberfläche für den Versand von Dateien und die Zusammenarbeit mit Externen. Hierbei ist zu beachten, dass jeder registrierte User die Möglichkeit haben sollte, selbständig aktiv zu werden und nicht erst einen Prozess in der IT anstoßen muss. Die höchste Akzeptanz erreichen Lösungen, die zusätzlich direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung der Mitarbeiter (Desktop oder auch bspw. MS Outlook) bedient werden können. Die Usability für den Empfänger spielt eine entscheidende Rolle für dessen Akzeptanz. Entscheidend ist hier, ob er für den Empfang von Dateien eine Software installieren muss, einen aufwendigen Anmeldeprozess zu durchlaufen hat und ob die Lösung für alle gängigen Browser funktioniert.

5. Einheitliche Lösung und Verknüpfung

Je mehr Fachbereiche und Abteilungen mit einer Lösung arbeiten können und je mehr Prozesse darüber abgebildet werden, desto leichter ist es für die IT eine Übersicht über die ausgetauschten Informationen zu behalten. Hierfür ist zu beachten, welche Funktionspalette eine Software bietet, wie gut die einzelnen Funktionen miteinander verknüpft sind und wie einfach die Software an andere Systeme angebunden werden kann.

6. Dokumentation und Analysemöglichkeiten

Auch die Dokumentations- und Analysemöglichkeiten unterscheiden sich stark zwischen verschiedenen Anbietern am Markt. Hierbei ist zu beachten, welche Events und Aktivitäten im System dokumentiert werden und wie diese ausgewertet werden können. Meist werden hierfür vordefinierte Standardreports angeboten. Sehr wenige Anbieter ermöglichen darüber hinaus die Erstellung individueller Reports, Auswertungen und Analysen. Diese Möglichkeit sollte jedoch unbedingt berücksichtigt werden, da hiermit sehr wichtige Erkenntnisse über das Nutzerverhalten sowie interne und externe Prozesse gewonnen werden können.

7. DSGVO-Konformität

Da beim Datenaustausch mit Kunden und Partnern häufig personenbezogene Daten übermittelt werden, sollte eine geeignete Software auch den Bereich Datenschutz berücksichtigen und unterstützen. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur die Software selbst (technisch) den DSGVO-Anforderungen entspricht, sondern die User aktiv bei der Einhaltung der Vorgaben unterstützt werden. Hierfür sind Funktionen wie automatische Löschfristen, Suchfunktion, Dokumentation und Möglichkeiten zur Einschränkung von Zugriffen besonders wichtig.

8. Der Betrieb

Der Betrieb der Software hat entscheidenden Einfluss auf den Administrationsaufwand und die Kosten in der IT. Der lokale Betrieb (auf einem eigenen Server) scheint häufig bei erster Betrachtung eine günstige Option. Berücksichtigt man jedoch alle Kosten für die Inbetriebnahme und Administration wird meist ersichtlich, dass eine Nutzung als „Software as a Service (SaaS)“ (in der Cloud) eine deutlich kosteneffizientere und meist auch sicherere Variante darstellt. Besonders beim Einsatz der Software für wenige User. Bei einem Einsatz für mehrere hundert User kann sich jedoch wiederum ein lokaler Betrieb lohnen. Es sind deshalb solche Lösungen zu bevorzugen, die sowohl als SaaS, aber auch lokal genutzt werden können und bei welchen ein Wechsel zwischen den Varianten einfach möglich ist.

9. Die Datenhaltung

Bei der Nutzung einer Software im Rahmen eines SaaS-Modells ist zu beachten, wo die Daten gespeichert werden. In diesem Modell bietet der Software-Anbieter die Infrastruktur für den Betrieb und bestimmt das entsprechende Rechenzentrum. Hierbei ist zu berücksichtigen, welchen Sicherheitsstandards das Rechenzentrum entspricht und wo dieses geografisch liegt. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ist ein Rechenzentrum in Europa, besser noch in Deutschland zu bevorzugen.

10. Preismodell

Das Preismodell trägt entscheidend zur Wirtschaftlichkeitsberechnung einer Lösung bei. Häufig werden von Software-Anbietern Gesamtlösungen angeboten, welche deutlich mehr als die benötigten Funktionen eines Kunden abbilden. Für eine maximale Flexibilität und ein faires Pricing sollte darauf geachtet werden, dass die Software-Lösung modular aufgebaut ist, so dass aus dem Gesamtangebot nur der benötigte Teil gewählt werden kann. Darüber hinaus ist zu klären, wie einfach man einzelne Komponenten nachträglich hinzufügen kann und wie diese das Preisgefüge verändern.

Fazit

Durch den Einsatz einer passenden Software für den Dateitransfer können im erheblichen Maße Kosten gespart, Prozesse beschleunigt und Risiken reduziert werden. Durch den stetigen Anstieg von ausgetauschten Informationen mit Externen wird diese Kompetenz für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau in Zukunft immer wichtiger werden und einen entscheidenden Einfluss auf ihre Marktposition haben.

Die verschiedenen Anbieter von Lösungen unterscheiden sich erheblich hinsichtlich der Funktionen und deren Umsetzung. Bei der Auswahl einer geeigneten Software sind besonders die Usability, die Sicherheitsstandards, Möglichkeiten im Bereich Analyse und DSGVO sowie das Betriebs- und Preis-Modell zu berücksichtigen.

Die Auswahl einer geeigneten Lösung versetzt ein Unternehmen in die Lage, langfristig flexibel und effizient zu arbeiten und sich so entscheidende Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Dadurch übertreffen die Mehrwerte auch betriebswirtschaftlich die Investitionskosten um ein Vielfaches.


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