Vorgehen bei der Umsetzung digitaler Workflows
Viele Unternehmen sehen die Automatisierung von Prozessen als Schlüssel zur Steigerung von Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile bleibt die Umsetzung oft eine Herausforderung. Unsicherheit bei der Planung, die Auswahl geeigneter Technologien und knappe personelle Ressourcen bremsen viele Organisationen aus. Hier setzt ein strukturiertes Vorgehensmodell an, das klare Leitlinien für eine erfolgreiche Implementierung bietet. Im Folgenden beschreiben wir komprimiert das Vorgehen bei der Umsetzung digitaler Workflows.
Ein bewährtes Modell für die Digitalisierung
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung liegt in einem klar definierten und flexiblen Vorgehensmodell. Es umfasst mehrere Phasen, die Unternehmen eine Orientierung geben:
- Erfassung der Prozesse:
Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Prozesse systematisch zu erfassen. Hierbei sollten vor allem Abläufe berücksichtigt werden, die ein hohes Einsparpotenzial aufweisen oder wiederkehrende Probleme verursachen. Die Beteiligung der Fachbereiche ist essenziell, um praxisnahe Einblicke zu erhalten. Eine schnelle, pragmatische Skizzierung der Workflows reicht aus – detaillierte Beschreibungen können später ergänzt werden. - Priorisierung der Prozesse:
Nicht jeder Prozess muss sofort automatisiert werden. Mithilfe eines standardisierten Modells sollten Abläufe priorisiert werden, die den höchsten Nutzen bieten. Wichtige Faktoren dabei sind die potenzielle Kostenersparnis, die Anzahl der Prozessschritte, die Häufigkeit der Durchführung und die Komplexität des Workflows. Diese Analyse hilft, Ressourcen gezielt einzusetzen und erste Erfolge schnell sichtbar zu machen. - Design der Workflows:
Sobald ein Prozess ausgewählt wurde, erfolgt die detaillierte Gestaltung. Eine grafische Darstellung im BPMN-Format erleichtert die Visualisierung und zeigt auf, welche Systeme und Personen involviert sind. Jeder Schritt wird klar definiert – von den Eingaben bis hin zu den erwarteten Ergebnissen. Dadurch entsteht eine transparente Grundlage für die Umsetzung. - Umsetzung und Test:
Der Fokus liegt auf einem iterativen Vorgehen: Zunächst wird ein Basisworkflow implementiert, der kontinuierlich optimiert wird. Schulungen für Mitarbeitende und praxisnahe Tests sind essenziell, um Akzeptanz zu schaffen und sicherzustellen, dass der Workflow reibungslos funktioniert. - Roll-Out:
Der fertige Workflow wird schrittweise eingeführt, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Eine klare Kommunikationsstrategie informiert alle Beteiligten über die Vorteile und fördert die Akzeptanz. Zusätzlich sollte eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung des Workflows erfolgen, um langfristig Effizienz und Flexibilität zu gewährleisten.
Dieses Vorgehen bei der Umsetzung digitaler Workflows bietet eine klare Struktur und minimiert die Risiken, die bei der Einführung neuer Technologien auftreten können.
Automatisierungspotenzial
Die beschriebenen Phasen lassen sich auf unterschiedlichste Prozesse anwenden – sei es die Optimierung von Kundenserviceanfragen, die Automatisierung der Buchhaltung oder die Digitalisierung der Personalverwaltung. Durch die iterative Vorgehensweise und die Priorisierung lassen sich selbst komplexe Workflows effizient umsetzen und kontinuierlich verbessern.
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Über PIPEFORCE
PIPEFORCE ist ein Produkt des IT-Unternehmens LOGABIT GmbH mit Sitz in München. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, mit Hilfe seiner iPaaS 3.0 Lösung, in Kombination mit AI, die Integration von Systemen und die Automatisierung von Unternehmensprozessen erheblich zu vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen. Die schlüsselfertige Cloud-Native-Lösung ist sowohl für große und mittelständische Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor geeignet, um einen leichten Zugang zur Integration von Systemen sowie der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zu ermöglichen.
