Digitale Signatur: Die 5 beliebtesten Lösungen auf dem Markt
Die digitale Signatur von Vertragsdokumenten ist unerlässlich für einen effizienten digitalen Vertriebsprozess. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die 5 wichtigsten Lösungen auf dem Markt – und wie Sie diese einfach in Ihre bestehenden Prozesse integrieren können.
Digitale Signatur: Die 5 bekanntesten Lösungen im Markt
- DocuSign
- Adobe Sign
- IDnow eSign
- FP Sign
- HelloSign
1. DocuSign
Eine der namhaftesten Lösungen im Bereich digitale Signatur ist DocuSign des Herstellers DocuWare. Die Daten können auf Wunsch im “EU-Ring” mit den Serverstandorten Deutschland, Niederlande und Frankreich gehalten werden. Im Rahmen des Backups zirkulieren die Daten dann zwischen diesen drei Standorten, verlassen den EU-Ring aber nicht und gelangen somit laut Hersteller nicht in die USA. Die Oberfläche der Webseite und App sowie des Hilfebereichs ist übersichtlich und klar strukturiert. DocuSign lässt sich 30 Tage kostenfrei testen, danach beginnen die Kosten bei 9 Euro pro Monat.
+Etablierte Lösung
+Testzeitraum: 30 Tage
+Datenhaltung in der EU
-Oberfläche/Hilfe teils nur auf Englisch
2. Adobe Sign
Der Vorteil von Adobe Sign liegt schon im Namen: Die Lösung integriert sich besonders gut in die anderen Produkte von Adobe. Serverstandort für deutsche Kunden ist Frankfurt am Main. Die Oberfläche gilt leider als unübersichtlich und wenig intuitiv, auch hier ist der Hilfebereich teilweise nur auf Englisch verfügbar. Adobe erlaubt den kostenlosen Test nur 14 Tage lang. Für Basis-Funktionen der digitalen Signatur innerhalb von Adobe Acrobat gibt es Pakete zwischen 12 und 18 Euro pro Monat, für die deutlich interessanteren Funktionen wie signierbare Webformulare ist eine Lizenz für Teams bzw. KMUs nötig. Diese beginnen bei rund 41 Euro im Monat – Adobe Sign ist also auch eine der teureren Lösungen auf dem Markt.
+Etablierte Lösung
+Datenhaltung in Deutschland
-Verbesserungsfähige Oberfläche
-Relativ hoher Preis für relevante Funktionen
3. IDnow eSign
Die digitale Signatur ist nur ein Teilbereich von vielen, die IDnow anbietet. Viele Banken und Mobilitätsdienstleister verwenden vor allem das Videoident-Verfahren, um Kunden den ganz zur Post zu ersparen. Passend dazu bietet IDnow mit “eSign” auch ein Tool für digitale Signaturen an, dass im Zusammenhang mit der Vielzahl an weiteren Lösungen von IDnow häufig etwas zu viel des Guten ist. Auch Preise und Testmöglichkeiten lassen sich auf der Webseite nicht einsehen und müssen individuell vereinbart werden – IDnow richtet sich mit seinem Angebot besonders an Großkunden. Dafür gibt es aber auch einen IT-Support, der rund um die Uhr verfügbar ist. Bei QES, der höchsten Stufe der Verschlüsselung, greift IDnow auf den Partner DocuSign zurück. Die Server stehen in der EU.
+Viele Funktionen über die digitale Signatur hinaus
+24h IT-Support
+Datenhaltung in der EU
-Für kleinere Unternehmen zu umfangreich
4. FP Sign
FP Sign stammt von Francotyp-Postalia (FP Gruppe). Deren Tochter Mentana-Claimsoft, die 2012 als erstes Unternehmen vom BSI eine Akkreditierung für das staatlich gesicherte De-Mail-System erhielt. FP Sign ist die hauseigene Lösung für digitale Signierung, die ebenfalls in Deutschland gehostet und mit einem transparenten Kostensystem punktet: Ein Test ist 30 Tage lang kostenlos möglich, danach kostet FP Sign 19,90 Euro pro Jahreslizenz. Verwendet wird FP Sign über eine Weboberfläche und mobile App, beide gelten in punkto Intuition allerdings als nicht ganz ideal. Wer FP Sign unternehmensweit nutzen möchte, muss zur Premium-Lizenz mit individuellen Preisen greifen – erst dann sind Workflow-Integrationen und spezielle Enterprise-Module verfügbar.
+Transparentes Preismodell
+Sehr günstige Einstiegspreise
+Datenhaltung in Deutschland
-Oberfläche ausbaufähig
5. HelloSign
Die letzte Lösung unserer Liste gehört zu Dropbox – ein weiterer Kandidat also, der sich besonderes gut in die hauseigene Produktpalette des Herstellers einfügt. Die Bedienung von HelloSign läuft über die Webseite, die eigene Unterschrift kann eingescannt oder über ein Tablet direkt hinterlegt werden. Das alles ist – wie auch von Dropbox gewohnt – sehr übersichtlich und intuitiv möglich. Mit seinem Preismodell richtet sich HelloSign eher an Privatpersonen und kleine Unternehmen: 3 Signaturanfragen pro Monat sind komplett kostenlos, wer mehrere Nutzer anlegen und unbegrenzte Signaturanfragen nutzen möchte, liegt bei 15 bis 25 Dollar pro Monat. Für größere Firmen und anspruchsvollere Features und Dashboards gibt es auch bei HelloSign ein Enterprise-Programm, das individuell vereinbart werden muss.
+3 kostenlose Signaturen pro Monat
+Sehr intuitive Oberfläche
+Fokus auf Privatkunden und KMUs
-Hosting standardmäßig in den USA
Fazit
Der Markt der Lösungen für digitale Signaturen ist umfangreich – wir haben hier die aus unserer Sicht 5 relevantesten Tools herausgegriffen. Funktionsseitig unterscheiden sich die Lösungen nur bedingt. Sicherheitstechnisch sollte aus Datenschutzsicht auf einen Serverstandort in Europa geachtet werden. Entscheidend ist neben den Funktionen und der Datenhaltung jedoch besonders, dass die Lösungen nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden können. Nur dann, werden die digitalen Signaturen zuverlässig genutzt und reduzieren Aufwand und Zeitbedarf für die Auftragsabwicklung um bis zu 90%.
Hierbei hilft Ihnen PIPEFORCE Digitale Signatur. Das Modul bietet Anbindungen zu den gängigen Tools für digitale Signaturen und integriert diese direkt in Ihre Geschäftsprozesse und Systeme. Das gilt sowohl für rechtsverbindliche externe Signaturen, als auch für interne Genehmigungsprozesse.
Interessant für Sie? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt zu unserem Team auf. Wir beraten Sie gerne zum Thema digitale Signatur und zeigen Ihnen wie PIPEFORCE bei der Einführung und der effizienten Nutzung im Unternehmen unterstützt.
