Business Process Automation vs. Robotic Process Automation

Mit der weltweiten Eskalation der COVID-19-Krise wächst der Druck auf Unternehmen, die digitale Transformation voranzutreiben. Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Remote-Arbeit und digitalisieren ihre Kundenangebote. Laut dem “The Sorry State of Digital Transformation Report” setzen jedoch fast 22 Prozent der Unternehmen noch keine Automatisierungssoftware ein. Dabei ist die Automatisierung von Prozessen unerlässlich, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Umsatz auch ohne Neueinstellungen zu steigern. In diesem Artikel gehen wir auf die Besonderheiten der Business Process Automation (Geschäftsprozessautomatisierung) ein sowie dem Vergleich von Business Process Automation vs. Robotic Process Automation.

Definition Business Process Automation

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation) wird Technologie eingesetzt, um eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben in einen Gesamtprozess zusammenzufassen und strukturiert auszuführen. Dadurch werden Geschäftsabläufe verschlankt und signifikant beschleunigt. Anstatt Mitarbeiter zu binden, um einfache und klar definierte Aufgaben auszuführen, wird hierfür Technologie eingesetzt. Technologie ist hierbei nicht nur effizienter und kostengünstiger, sondern garantiert darüber hinaus eine Prozesstreue von 100 %. Gleichzeitig können in den Gesamtprozess auch manuelle Aufgaben in verschiedenen Teams und Abteilungen eingebunden werden. Welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit eine Aufgabe zugeteilt bekommt und und seinen Input zum Geschäftsprozess leistet, wird jedoch durch einen vordefinierten Ablauf bestimmt. Unternehmen, die Geschäftsprozessautomatisierung einsetzen, verbessern deshalb nicht nur ihre digitalen Prozesse, sondern meist auch ihre gesamten Geschäftsabläufe.

Wenn Business Process Automation (BPA) mit anderen Prozessen kombiniert wird, kann es Organisationen helfen:

• den gesamten End-to-End-Prozess eines Unternehmens zu verstehen und zu steuern.
• Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Geschäftsprozesse zu gestalten.
• kürzere Reaktionszeiten zu erreichen und bessere Kundenbeziehungen aufzubauen.
• die täglichen Abläufe zu beschleunigen.
• wiederkehrende manuelle Prozesse zu eliminieren.
• schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Definition Robotic Process Automation

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) wird oftmals mit der robotergestützten Prozessautomatisierung verwechselt. Bei der Robotic Process Automation (RPA) handelt es sich allerdings lediglich um eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hierbei werden Software-Roboter (Bots) eingesetzt, um kleine, sich wiederholende und von Menschen ausgeführte Aufgaben zu automatisieren. Robotic Process Automation ermöglicht es Unternehmen, einfache Prozessschritte in einem großen Umfang auszuführen. Der Bedarf an Personal kann damit deutlich verringert werden.

Business Process Automation vs. Robotic Process Automation

Aus den obigen Definitionen geht hervor, dass sowohl BPA als auch RPA ähnliche Ziele verfolgen: die effektive Ausführung von Geschäftsfunktionen in einer Organisation. BPA wurde als erstes auf dem Technologiemarkt eingeführt und kann auch RPA effektiv in seine Abläufe implementieren. Drei Schlüsselfaktoren unterscheiden diese beiden Automatisierungsansätze:

Integration
Die Aufgabe von BPA besteht darin, Geschäftsprozesse regelgebunden abzubilden und zu verschlanken und dadurch schnellere und genauere Ergebnisse zu ermöglichen. Im Gegensatz dazu besteht die Aufgabe von RPA darin, zeitaufwändige, sich häufig wiederholende und sehr einfache menschliche Aufgaben durch Technologie zu ersetzen.

Mit anderen Worten: BPA befasst sich mit dem End-to-End-Prozess in einem Unternehmen während RPA sehr kleine Aufgabenpakete adressiert. RPA lässt sich dabei in bestehende BPA-Software integrieren und beeinträchtigt die bestehenden Geschäftsprozesse in keiner Weise. Chatbots beispielsweise, die auf Websites auftauchen und fragen: “Wie kann ich Ihnen helfen?” sind ein sehr gutes Beispiel für RPA welche in ein CRM-System integriert ist. Diese Roboter überprüfen E-Mails, übermitteln Formulare, füllen lieferantenspezifische Formulare aus und erledigen viele andere Prozesse der Beschaffungsautomatisierung. Im Vergleich dazu ermöglicht eine BPA-Software beispielsweise die Automatisierung des Gesamtprozesses einer Kundenbestellung im Webshop, über die Auftragsabwicklung in CRM und ERP bis zum Versand über einen Logistikdienstleister.

Arbeitsabläufe
Trotz der unterschiedlichen Formen von automatisierten Prozessen verbessern sowohl BPA als auch RPA die Effizienz und die Effektivität der Arbeitsabläufe in einer Organisation. Um Aufgaben in einem Unternehmen zu automatisieren, nutzt BPA die unterschiedlichen Systeme und Applikationen im Unternehmen, um Informationen zwischen diesen auszutauschen und Daten zu extrahieren – ein Prozess, der Datenbankzugriff und APIs sowie umfangreiche IT-Unterstützung für die Codierung und Entwicklung erfordert.

RPA-Roboter ersetzen hingegen direkt menschliche Aufgaben. Sie können E-Mails versenden, Dateien verschieben oder andere einfache Aufgaben ausführen. Die einzelnen Arbeitsschritte werden dabei von den Bots aufgezeichnet und per Knopfdruck ausgeführt.

Preis
Die Preise und Preismodelle für die verschiedenen Softwareprogramme unterscheiden sind ebenfalls. Preise für BPA-Software hängen meistens von der Größe des Unternehmens ab. Die Preise für BPA können beispielsweise zwischen 10.000 und 100.000 Euro pro Jahr liegen – vor allem, wenn es sich um eine Software handelt, die komplexe Geschäftsprozesse für mehrere Benutzer in einem großen Unternehmen abwickeln soll.

Die Preise für RPA hingegen werden oft pro Bot berechnet. Ein Jahresabonnement für einen einzelnen “unattended” Bot beträgt häufig zwischen 8.000 Euro und 12.000 Euro. Die Preise für ein Jahresabonnement für “attended” Bots liegen häufig zwischen 1.500 und 3.000  Euro. Hinzu kommen meist Plattform oder Studio-Lizenzen zwischen 2.000 und 10.000 Euro.

Business Process Automation oder Robotic Process Automation – Fazit

Abschließend lässt sich sagen: In beiden Arten der Automatisierung liegt großes Potenzial.

Die strikte Trennung der beiden Automatisierungsarten erweist sich häufig als schwierig, da Robotic Process Automation oftmals Teil der Business Process Automation ist. Als Fazit lässt sich also ziehen, dass es sich bei den beiden Begriffen durchaus um unterschiedliche Software handelt, welche in der Praxis jedoch häufig kombiniert wird. Welche Software dabei für welchen Use-Case die richtige Wahl ist, muss stets im Einzelfall unterschiedenen werden. Als Faustregel kann man jedoch sagen, dass BPA die Basis für die umfangreiche Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen bildet. RPA hingegen liefert bei sehr spezifischen Use-Cases, als Ergänzung zu BPA, häufig sehr gute Ergebnisse.

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