DMS integrieren und erweitern in 3 Schritten

Digitales Dokumentenmanagement (DMS) erspart Unternehmen und Behörden viel Arbeit bei der Verarbeitung von Dokumenten und der Digitalisierung von Workflows. Mit den Basis-Funktionen erfüllen viele Programme aber noch nicht alle Anforderungen – Sie sollten daher bei der Auswahl und dem Ausbau eines DMS die Möglichkeiten für eine Erweiterung der Funktionen berücksichtigen. Denn mit effizienten und innovativen Features und Integrationen passen Sie die Software nicht nur optimal an bestehende Arbeitsabläufe an, sondern auch an zukünftige Anforderungen.

In 3 Schritten das DMS integrieren und erweitern – Übersicht:

1. Grundlagen
2. Erweitern
3. Optimieren

1. Das DMS integrieren: Die Grundlage für leistungsfähige Prozesse

Bevor das DMS erweitert und für Ihre Einsatzzwecke angepasst werden kann, sollte die Software zunächst gut in Ihre IT integriert sein – die Basis für systemübergreifende digitale Prozesse. Dies gelingt mit den folgenden Fragen:

1. Welche Systeme sollen mit dem DMS sprechen können?
2. Zu welchen dieser Systeme gibt es bereits Schnittstellen im DMS?
3. Wie aufwändig ist die Einbindung dieser Systeme in Workflows?
4. Benötigt jede Schnittstelle eine eigene Logik für die Ansprache?
5. Wie wirkt sich dies auf die Komplexität der Workflows aus – etwa bei Änderungen und Updates?
6. Gibt es Alternativen zur Point-to-Point Integration (einzelne Anbindung der Systeme)?

Point-to-Point-Integrationen machen in der Regel Sinn, wenn:

1. Workflows primär im DMS ablaufen sollen
2. Workflows auf lange Sicht unverändert bleiben
3. Sich angebundene Systeme nicht verändern

In allen anderen Fällen sollte die Integration Ihres DMS über eine produkt-unabhängige Integrations-Software bzw. Integrations-Plattform erfolgen. Wichtig ist hier, dass diese eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Systemen und eine einheitliche Integrations-Logik (für die Kommunikation zwischen Ihrem DMS und den jeweiligen Systemen) mitbringen. Das Ergebnis ist ein deutlich niedrigerer Aufwand bei der Einrichtung des DMS sowie eine geringere Komplexität, wenn Veränderungen an Systemen und Workflows vorgenommen werden müssen.

2. DMS erweitern: Workflows über die Systemgrenzen hinaus abbilden

Ist Ihr DMS integriert und an die relevanten Systeme im Unternehmen angebunden, stellt sich die Frage, wie die digitalen Workflows umgesetzt werden können. Hierbei geht es darum, wie Dokumente in Ihr DMS kommen, wie sie dort organisiert werden und was im Anschluss mit ihnen passieren soll. Die Kernkompetenz der meisten DMS ist vor allem die Erfassung von Dokumenten, die Extraktion von Informationen, die Ablage und die Organisation dieser.

Über diese Kompetenz hinaus haben viele DMS-Anbieter in den letzten Jahren das Feld der Workflows für sich entdeckt und zunehmend in Ihre Produkte eingebaut. Das kann in vielen Fällen zu Vorteilen, aber auch zu Nachteilen für Sie als DMS-Kunde führen. In welchen Fällen die digitalen Geschäftsprozesse (wie z.B. Rechnungsprüfung, Budgetanträge, Onboarding-Prozesse oder Bedarfsanfragen) direkt im DMS umgesetzt werden sollten und in welchen Fällen ein neutrales System zu bevorzugen ist, kann anhand einiger einfacher Kriterien beurteilt werden.

Kriterien für die Umsetzung von Workflows innerhalb des DMS:

1. Für die Prozesse werden keine weiteren Systeme angesprochen
2. Es handelt sich primär um Ablage- und Suchprozesse für Dokumente
3. Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben einen Zugang zum DMS

Kriterien für die Umsetzung von Workflows außerhalb des DMS:

1. Die Ansprache von anderen (lokalen) Systemen ist erforderlich
2. Eine sichere Kommunikation mit Cloud-Systemen und -Applikationen soll gewährleistet werden
3. Die Workflows sollen langfristig flexibel angepasst und erweitert werden können
4. Es sind Mitarbeiter an den Workflows beteiligt, die keine DMS-Lizenz besitzen
5. Es sind Kunden und Partner an den Workflows beteiligt

In diesen Fällen ist für die Umsetzung der Workflows eine systemneutrale Workflow-Lösung vorzuziehen. Bei diesen Lösungen handelt es sich in der Regel um “Workflow-Engines”, welche zentral im Unternehmen platziert werden. Idealerweise ist eine solche Lösung per Low-Code nutzbar und wird in Kombination mit einer Integrationslösung wie oben beschrieben angeboten. Bei der Nutzung wird das DMS wie alle anderen Systeme im Unternehmen (egal, ob sich diese lokal oder in der Cloud befinden) an die Integrationsplattform angebunden. Die Workflows laufen dann systemneutral und nutzen aus allen Systemen die Informationen, die innerhalb der Workflows benötigt werden.

3. DMS optimieren: So perfektionieren Sie die Funktionen

Nachdem die ersten Prozesse mit dem DMS umgesetzt sind, erkennen viele Unternehmen das große Potenzial und die vielen Optimierungsmöglichkeiten mit digitalen und automatisierten Workflows. In dieser Situation wachsen in der Regel auch die Anforderungen und Begehrlichkeiten an das System. Hierbei geht es nicht mehr länger nur um die Erfassung und Organisation, sondern sehr schnell auch um Komponenten für die intelligente Auswertung von Dokumenteninhalten mit künstlicher Intelligenz, um Big-Data-Analysen, Robot-Process-Automation (RPA) oder auch die leistungsfähige Auswertung und Transformation einer sehr großen Anzahl von Informationen.

In dieser Situation wird häufig sichtbar, dass es für diese Aufgaben spezialisierte Lösungen im Markt gibt, die zum einen deutlich innovativer und leistungsfähiger, zum anderen aber auch deutlich günstiger sind als die Standard-Komponenten, welche von einer DMS-Lösung angeboten werden. Die Gründe dafür liegen primär in der Spezialisierung der verschiedenen Anbieter und der Geschwindigkeit, in welcher sich das gesamte Feld der Dokumenten-Analyse und Workflow-Automatisierung entwickelt. Für Sie als DMS-Kunde kann es jedoch von entscheidender Bedeutung sein, stets die leistungsfähigsten Komponenten zu nutzen, um sich so einen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern zu sichern.

Als DMS-Kunde haben Sie in dieser Situation zwei Möglichkeiten:

1. Bestehende DMS-Bordmittel nutzen, den Anbieter auf fehlende Komponenten hinweisen und auf die Umsetzung warten
2. Notwendige Komponenten und Funktionen über spezialisierte Anbieter im Markt nutzen und diese in die Workflows integrieren

Im zweiten Fall ist es für Sie als DMS-Kunde wieder von entscheidendem Vorteil, wenn Sie eine zentrale Integrations- und Workflow-Lösung nutzen. Mit dieser können innovative Applikationen und (Cloud-)Services problemlos eingebunden und flexibel ausgetauscht werden. Dabei ist der Aufwand für die Anbindung und häufig auch der administrative Aufwand für die Buchung und Nutzung eines Services deutlich geringer. Abhängig von der genutzten Integrations- und Workflow-Plattform werden hier bereits zentral Servicepakete der verschiedenen Anbieter zur Verfügung gestellt, sodass Sie nicht einzelne Verträge mit den verschiedenen Anbietern schließen müssen – sondern nur einen Vertragspartner haben. Beispiele hierfür können spezialisierte Datenanalysen, Dokumenten-Understanding, OCR-Scandienste, eSignatur und viele mehr sein, welche über die Plattform z.B. pro Dokument oder pro Vorgang verrechnet werden. So können Sie genau die Applikationen und Services einsetzen, die Ihre Anforderungen abdecken und das DMS sinnvoll erweitern.

Fazit: DMS erweitern ist ein Muss

Der Einsatz eines DMS ist ein essentieller Schritt für effizientere und günstigere Abläufe in Ihrem Betrieb – aber nur der erste. Genauso wichtig ist es, während oder nach dem Initialsetup zu prüfen, ob das DMS bereits “ab Werk” alle wichtigen Anforderungen erfüllt. Sobald Sie zusätzliche Anforderungen identifiziert haben, steht der konsequente und nachhaltige Ausbau des DMS auf dem Programm.

Die Experten von PIPEFORCE unterstützen Sie hier mit langjährigem Know-How und einer offenen Integrations- und Workflow-Plattform, die auf den Ausbau von DMS-Lösungen spezialisiert ist. Kontaktieren Sie uns gerne für einen ersten Austausch zu diesem Thema und der Einschätzung Ihres Potenzials.

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