ELO erweitern: So integrieren Sie innovative Features

Mit einer Software für digitales Dokumentenmanagement (DMS) wie ELO sparen sich Unternehmen und Behörden viel Arbeit bei der Verarbeitung von Dokumenten und der Digitalisierung von Workflows. Doch keine Software erfüllt für gewöhnlich alle Anforderungen eines Unternehmens. Ganz besonders nicht, wenn langfristig eine Vielzahl von Prozessen automatisiert werden sollen. Sie sollten daher wissen, wie Sie Ihr ELO erweitern können: Mit effizienten und innovativen Features passen Sie die Software einerseits optimal an die Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb an und können andererseits schnell auf neue Entwicklungen und Anforderungen im Unternehmen reagieren.

ELO in 3 Schritten integrieren und erweitern – Übersicht:

1. Grundlagen
2. Erweitern
3. Optimieren

1. ELO integrieren: Grundlage für systemübergreifende Prozesse

Bevor Sie ELO erweitern und für Ihre Einsatzzwecke zuschneiden, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Software bestmöglich in Ihre IT-Landschaft integriert ist. Damit legen Sie die Grundlage für systemübergreifende digitale Prozesse. Um ELO bestmöglich zu integrieren, sind vor allem die folgenden Fragestellungen relevant:

1. Mit welchen Systemen soll das DMS kommunizieren können?
2. Zu welchen dieser Systeme gibt es Schnittstellen in ELO?
3. Wie aufwändig ist die Integration dieser Systeme im Rahmen von Workflows?
4. Muss jede Schnittstelle mit einer eigenen Logik angesprochen werden?
5. Was bedeutet dies für die Komplexität der Workflows, z.B. bei Änderungen und Updates?
6. Welche Alternativen gibt es zu einer Point-to-Point Integration (einzelne Anbindung der Systeme)?

In der Regel macht eine Point-to-Point Integration dann Sinn, wenn:

1. Die Workflows primär in ELO ablaufen sollen
2. Die Workflows auf lange Sicht unverändert bleiben
3. Die angebundenen Systeme sich nicht verändern

In den meisten Fällen lohnt es sich, die Integration von ELO durch eine produktneutrale Integrations-Software oder Integrations-Plattform zu unterstützen. Diese sollte eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Systemen und eine einheitliche Integrations-Logik (für die Kommunikation zwischen ELO und den jeweiligen Systemen) mitbringen. Daraus ergibt sich zum einen ein geringerer Aufwand beim Setup von ELO und zum anderen eine deutlich geringere Komplexität, wenn es zu Veränderungen in den verschiedenen Systemen und Workflows kommt.

2. ELO erweitern: Workflows über die Systemgrenzen hinaus

Ist Ihr ELO integriert und an die relevanten Systeme im Unternehmen angebunden, stellt sich die Frage, wie die digitalen Workflows umgesetzt werden. Hierbei geht es darum wie die verschiedenen Dokumente in Ihr DMS kommen, wie sie dort organisiert werden und was im Anschluss damit passieren soll. Die Kernkompetenz der meisten DMS (darunter auch ELO) ist vor allem die Erfassung von Dokumenten, die Extraktion von Informationen, die Ablage und die Organisation dieser.

Über diese Kompetenz hinaus, haben viele DMS Anbieter in den letzten Jahren das Feld der Workflows für sich entdeckt und zunehmend in Ihre Produkte eingebaut. Das kann in vielen Fällen zu Vorteilen, häufig aber auch zu Nachteilen für die DMS-Kunden führen. In welchen Fällen die digitalen Geschäftsprozess (wie z.B. Rechnungsprüfung, Budgetanträge, Onboarding-Prozesse oder Bedarfsanfragen) direkt in ELO umgesetzt werden sollten und in welchen Fällen ein neutrales System zu bevorzugen ist, kann anhand einiger einfacher Kriterien beurteilt werden.

Kriterien für die Umsetzung von Workflows innerhalb von ELO:

1. Für die Prozesse werden keine weiteren Systeme angesprochen
2. Es handelt sich primär um Ablage- und Suchprozesse für Dokumente
3. Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben einen Zugang zu ELO

Kriterien für die Umsetzung von Workflows außerhalb von ELO:

1. Die Ansprache von anderen (lokalen) Systemen erforderlich ist
2. Eine sichere Kommunikation mit Cloud-Systemen und -Applikationen gewährleistet werden soll
3. Die Workflows langfristig flexibel angepasst und erweitert werden sollen
4. Mitarbeiter an den Workflows beteiligt sind die keine ELO-Lizenz besitzen
5. Kunden und Partner an den Workflows beteiligt sind

In diesen Fällen ist für die Umsetzung der Workflows eine systemneutrale Workflow-Lösung vorzuziehen. Bei diesen Lösungen handelt es sich in der Regel um “Workflow-Engines”, welche zentral im Unternehmen platziert werden. Idealerweise ist eine solche Lösung per Low-Code nutzbar und wird in Kombination mit einer Integrationslösung, wie oben beschrieben, angeboten. Bei der Nutzung wird ELO wie alle anderen Systeme im Unternehmen (egal ob sich diese lokal oder in der Cloud befinden) an die Integrationsplattform angebunden. Die Workflows laufen dann systemneutral und nutzen aus allen Systemen die Informationen welche innerhalb der Workflows benötigt werden.

3. ELO optimieren: So perfektionieren Sie die Funktionen von ELO 

Nachdem die ersten Prozesse mit ELO umgesetzt sind, erkennen viele Unternehmen das große Potenzial und die vielen Optimierungsmöglichkeiten mit digitalen und automatisierten Workflows. In dieser Situation wachsen in der Regel auch die Anforderungen und Begehrlichkeiten an das System. Hierbei geht es nicht mehr länger nur um die Erfassung und Organisation, sondern sehr schnell auch um Komponenten für die intelligente Auswertung von Dokumenteninhalten mit künstlicher Intelligenz, um Big-Data-Analyse, Robot-Process-Automation (RPA) oder auch die leistungsfähige Auswertung und Transformation einer sehr großen Anzahl von Informationen.

In dieser Situation wird häufig sehr schnell transparent, dass es bei diesen Komponenten spezialisierte Lösungen im Markt gibt, welche zum einen deutlich innovativer und leistungsfähiger, zum anderen aber auch deutlich günstiger sind als die Standard-Komponenten, welche von einer DMS-Lösung angeboten werden. Die Gründe dafür sind leicht nachzuvollziehen und liegen primär in der Spezialisierung der verschiedenen Anbieter und der Geschwindigkeit in welcher sich das gesamte Felde der Dokumenten-Analyse und Workflow-Automatisierung entwickelt. Für die Kunden der DMS-Lösungen kann es jedoch von entscheidender Bedeutung sein, stets die leistungsfähigsten Komponenten zu nutzen um sich so einen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern zu sichern

Ein ELO-Kunde hat in dieser Situation zwei Möglichkeiten:

1. Bestehende ELO-Bordmittel nutzen, auf fehlende Komponenten gegenüber ELO hinweisen und auf die Umsetzung dieser warten
2. Notwendige Komponenten und Funktionen über spezialisierte Anbieter im Markt nutzen und diese in die Workflows integrieren

Im zweiten Fall ist es für einen ELO-Kunden wieder von entscheidendem Vorteil, wenn eine zentrale Integrations- und Workflow-Lösung genutzt wird. Mit dieser können innovative Applikationen und (Cloud-) Services problemlos eingebunden und flexibel ausgetauscht werden. Dabei ist der Aufwand für die Anbindung und häufig auch der administrative Aufwand für die Buchung und Nutzung eines Services deutlich geringer. Abhängig von der genutzten Integrations- und Workflow-Plattform werden hier bereits zentral Service-Pakete der verschiedenen Anbieter zur Verfügung gestellt, so dass der Plattform-Kunde nicht einzelne Verträge mit den verschiedenen Anbietern schließen muss sondern nur einen Vertragspartner hat. Beispiele hierfür können spezialisierte Daten-Analysen, Dokumente-Understanding, OCR-Scanndienste, eSignatur und viele mehr sein, welche über die Plattform z.B. pro Dokument oder pro Vorgang verrechnet werden. So können genau die Applikationen und Services eingesetzt werden, welche die Anforderungen des ELO-Kunden abdecken ELO sinnvoll erweitern.

Fazit: ELO erweitern ist ein Muss

Der Einsatz eines DMS wie ELO ist ein essentieller Schritt für effizientere und günstigere Abläufe in Ihrem Betrieb – aber nur der Erste. Genauso wichtig ist es, während oder nach dem Initialsetup zu prüfen, ob ELO bereits “ab Werk” alle wichtigen Anforderungen erfüllt, was in den wenigsten Fällen der Fall ist. Sobald Sie zusätzliche Anforderungen identifiziert haben, steht der konsequente und nachhaltige Ausbau der ELO-Plattform auf dem Programm. Die Experten von PIPEFORCE unterstützen Sie hier mit langjährigem Know-How und einer offenen Integrations- und Workflow-Plattform, die auf den Ausbau von DMS-Lösungen spezialisiert ist. Kontaktieren Sie uns gerne für einen ersten Austausch zu diesem Thema und der Einschätzung Ihres Potenzials.

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