Die Neuerungen zur E-Rechnung auf einen Blick – So stellen Sie um!
Ab Januar 2025 treten in Deutschland neue gesetzliche Regelungen zur verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen in Kraft. Diese Änderungen betreffen insbesondere den B2B-Bereich und zielen darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Für viele Unternehmen bedeutet das eine tiefgreifende Umstrukturierung der Rechnungsstellungsprozesse. Dieser Artikel beschreibt die wichtigsten Neuerungen zur E-Rechnung und welche konkreten Schritte Sie gehen müssen, um die Anforderungen der Bundesregierung zu erfüllen.
Die Top 3 Neuerungen auf einen Blick:
- Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
- Standardisierte Formate
- Übergangsregelungen
Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Aufgrund von Übergangsregelungen müssen Unternehmen die Ausstellung und den Versand der Rechnungen innerhalb der nächsten Jahre ebenfalls elektronisch abwickeln können. Dies betrifft insbesondere inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern und ist ohne die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Zudem müssen die elektronischen Rechnungen revisionssicher für die nächsten zehn Jahre archiviert werden.
Standardisierte Formate
Die E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Akzeptierte Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist keine E-Rechnung, ebenso wenig wie eine PDF. Es braucht ein Format, das von Maschinen verarbeitet werden kann.
Übergangsregelungen
Bis Ende des Jahres 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen und zu versenden. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Der Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen muss jedoch ab Januar 2025 in jedem Fall möglich sein. Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Ab 2028 wird zudem ein EU-weites Meldesystem für umsatzsteuerrelevante Informationen eingeführt, um die Transparenz zu erhöhen und den Umsatzsteuerbetrug weiter zu reduzieren. Für grenzüberschreitende Transaktionen ist eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und bestimmte Fahrausweise sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnung ausgenommen.
Schritte zur Umstellung auf elektronische Rechnungen:
Um die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgreich zu gestalten, ist es entscheidend, mehrere Schritte systematisch zu durchlaufen. Zunächst sollten Sie eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durchführen und dabei identifizieren, welche Änderungen notwendig sind, um die Neuerungen zur E-Rechnung zu erfüllen. Anschließend ist eine sorgfältige Planung der Umstellung erforderlich, wobei klare Ziele und Meilensteine gesetzt werden sollten.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Auswahl der passenden Formate für Ihre E-Rechnungen. Hierbei sollten Sie sich für eines oder mehrere der anerkannten Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD entscheiden und dabei die Kompatibilität mit den Systemen Ihrer Geschäftspartner sowie die Anforderungen Ihrer Buchhaltungssoftware berücksichtigen.
Daraufhin müssen Sie Ihre IT-Infrastruktur anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre IT-Systeme in der Lage sind, die gewählten Formate zu verarbeiten. Dies könnte Software-Updates oder den Erwerb neuer Software erfordern. Eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team oder externen IT-Dienstleistern ist in dieser Phase unerlässlich, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Parallel dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter informieren und schulen. Insbesondere die Abteilungen, die direkt mit den neuen Rechnungsprozessen arbeiten, wie die Buchhaltung, müssen mit den neuen Anforderungen und der entsprechenden Software vertraut gemacht werden.
Ebenso wichtig ist die Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung der elektronischen Rechnungen. Dies bedeutet, dass die Rechnungen im Originalformat gespeichert und vor nachträglichen Änderungen geschützt werden müssen. Es ist dabei notwendig, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Anforderungen an die Lesbarkeit zu beachten.
Auch die Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern darf nicht vernachlässigt werden. Informieren Sie Ihre Partner frühzeitig über die Umstellung auf elektronische Rechnungen und klären Sie technische sowie organisatorische Fragen im Vorfeld. Dies stellt sicher, dass auch Ihre Partner die notwendigen Anpassungen vornehmen, um eine reibungslose Verarbeitung der E-Rechnungen zu gewährleisten.
Abschließend sollten Sie eine Testphase durchführen, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse ordnungsgemäß funktionieren. Überprüfen und optimieren Sie die Abläufe kontinuierlich, um etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Diese laufende Überprüfung ist entscheidend, um den langfristigen Erfolg Ihrer Umstellung auf elektronische Rechnungen zu gewährleisten.
Fazit:
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt ab Januar 2025 verpflichtend für alle Unternehmen. Aufgrund des hohen Zeitdrucks und der Notwendigkeit teils aufwändiger Umstrukturierungen in der IT, stehen viele Unternehmen vor großen Herausforderungen. Da sich der Umstellungsprozess über mehrere Jahre ziehen kann, wird er für viele Unterhmen sehr kosten- und zeitintensiv ausfallen. Es lohnt sich daher bereits im Vorhinen enorm, Einsparungspotenziale zu identifizieren. Das größte Potenzial bietet hierbei die digitale Prozessautomatisierung. Mit PIPEFORCE als Ihrem Partner haben Sie einen Experten an der Hand, der Sie sowohl bei der Anpassung Ihrer Prozesse berät als auch die komplette Digitalisierung Ihres Rechnungsprozesses von A bis Z systemübergreifend automatisieren kann.
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Über PIPEFORCE
PIPEFORCE ist ein Produkt des IT-Unternehmens LOGABIT GmbH mit Sitz in München. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, mit Hilfe seiner iPaaS 3.0 Lösung, in Kombination mit AI, die Integration von Systemen und die Automatisierung von Unternehmensprozessen erheblich zu vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen. Die schlüsselfertige Cloud-Native-Lösung ist sowohl für große und mittelständische Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor geeignet, um einen leichten Zugang zur Integration von Systemen sowie der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zu ermöglichen.
