Systembau Software: Diese 9 Probleme löst PIPEFORCE

Fertighaus- und Systembau-Unternehmen stehen vor der Herausforderung, wie sie externe Partner und Kunden effizient und sicher in ihre internen Prozesse integrieren können. Wie Sie die PIPEFORCE Systembau Software hierbei unterstützt, zeigen diese 9 Beispiele.

Systembau Software – Übersicht:

1. Unterlagen teilen und online bearbeiten
2. Externe anbinden
3. Baustellen-Teams einbinden
4. Große Dateien versenden
5. Historie abbilden
6. Optische Texterkennung
7. Volltextsuche
8. Vorschaubilder für Dateien
9. Integration in Microsoft Office

1. Unterlagen mit Kunden teilen und online bearbeiten

Problem: Wie teile ich wichtige Unterlagen unkompliziert und sicher mit meinen Kunden? Wie kann ich gewährleisten, dass jeder Kunde diese Dokumente lesen und bearbeiten kann?

Lösung: Mit PIPEFORCE teilen Sie projektspezifische Dokumente wie Produktdatenblätter, Baupläne, Terminpläne und Bemusterungsunterlagen mit Ihren Kunden. Ihre Kunden können diese Dokumente über eine Web-Oberfläche einsehen, direkt im Browser bearbeiten und die Änderungen speichern – eine Installation zusätzlicher Systembau Software ist dafür nicht nötig. 

2. Außendienstmitarbeiter und Fachberater effektiv anbinden

Problem: Wie können externe Partner in Echtzeit mit mir zusammenarbeiten?

Lösung: Außendienstmitarbeitern und Fachberatern erhalten mit PIPEFORCE externen Zugriff auf freigegebene Dokumente wie Produktspezifikationen, Prospekte und Projektpläne. Lokale Änderungen an Dokumenten werden in Echtzeit allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die eingebaute Versionierung schafft eine lückenlose Protokollierung der Änderungen und die Möglichkeit, fehlerhafte Änderungen zurückzusetzen.

3. Baustellen-Teams und Partner mobil einbinden

Problem: Wie können Baustellen-Teams und Subunternehmen auch bei schlechter Internetverbindung auf Informationen zugreifen?

Lösung: Mit PIPEFORCE teilen Sie projektspezifische Dokumente wie Terminpläne, Produktspezifikationen und Baupläne mit Ihren Mitarbeitern auf der Baustelle und mit externen Partnern. Auch bei schlechter oder vollständig getrennter Internetverbindung können Bilder und Dokumente eingesehen, erstellt und bearbeitet werden. Änderungen werden offline gespeichert und automatisch bei nächstmöglicher Gelegenheit synchronisiert.

4. Beliebig große Dateien an Kunden und Partner versenden

Problem: Wie teile ich sehr große Dateien sicher und dokumentiert mit Kunden und Partnern?

Lösung: Dateien, die zu groß für eine E-Mail sind, wie Pläne, Projektdokumentationen, Bilder und Videos, lassen sich mit PIPEFORCE ganz einfach an Kunden und Partner verteilen. Alle Zustellungen und Downloads werden dokumentiert, so dass Sie jederzeit die Übersicht behalten, welche Personen Ihre Dateien zu welchem Zeitpunkt erhalten haben. Optional können Sie einstellen, dass Dateien nach einer individuellen Frist automatisch gelöscht werden – und Ihr Datenspeicher so stets sauber bleibt.

5. Historie eines Dokuments lückenlos abbilden

Problem: Wie kann ich Änderungen an Planungsunterlagen lückenlos nachvollziehen?

Lösung: PIPEFORCE bildet die Historie eines Dokuments hinsichtlich Änderungen, Aufrufen und Freigaben lückenlos ab. Sie behalten damit jederzeit den Überblick, wer ein Dokument bearbeitet oder geteilt hat. Besonders bei Dokumenten, die von vielen Mitarbeitern genutzt und bearbeitet werden, ist damit für alle Beteiligten transparent, ob und wann sich Inhalte geändert haben.

6. Optische Texterkennung eingescannter Dokumente

Problem: Wie kann ich Faxe und Scans maschinenlesbar machen und deren Bearbeitung automatisieren?

Lösung: Die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten wie Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen kann mit PIPEFORCE automatisiert werden – indem Sie z. B. Ihre Faxe und Scans mit dem Modul für optische Texterkennung (OCR) nach Texten und Mustern durchsuchen. Die erfassten Informationen im Dokument können dafür genutzt werden, um zugehörige Aufgaben automatisch anzustoßen.

7. Volltext-Suche für alle Ihre Dokumente

Problem: Wie kann ich sämtliche Dokumente über eine einheitliche Suche finden?

Lösung: Durchsuchen Sie Dokumente in Ihrem ERP-System und anderen Quellen nach relevanten Schlagwörtern, sowohl im Dateinamen, als auch im Inhalt des Dokuments. Verträge, Kundenkorrespondenz, Vorlagen und Produktinformationen können so innerhalb kürzester Zeit aufgefunden werden, ganz egal wo diese abgelegt sind. In Kombination mit unserem OCR-Modul haben Sie sogar die Möglichkeit, gescannte Dokumente nach deren Inhalt zu durchsuchen.

8. Generierung von Vorschaubildern für Ihre Dateien

Problem: Wie verschaffe ich mir schnell einen Überblick über viele Dokumente?

Lösung: Nutzen Sie eine Vorschaufunktion für alle Ihre Dokumente und Dateien und integrieren Sie diese z. B. in Ihr ERP-System oder Ihre Website. Beim lokalen und mobilen Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf Dokumente in Ihrem ERP oder anderen Quellen, muss nicht das ganze Dokument heruntergeladen werden, damit sich diese einen ersten Überblick über Art und Inhalt des Dokuments verschaffen können.

9. Nahtlose Integration in Microsoft Office-Anwendungen

Problem: Wie nutze ich die PIPEFORCE-Features in meiner gewohnten Arbeitsumgebung?

Lösung: Die PIPEFORCE-Komponenten integrieren sich nahtlos in Microsoft Office. Mit dem Outlook Plug-In senden Sie zum Beispiel beliebig große Dokumente wie Pläne, Bilder und Videos direkt aus Outlook an Ihre Kunden und externen Partner. Die Datei wird beim Versand durch einen Downloadlink ersetzt, so dass die Größenbeschränkung in Outlook sowohl für den Sender als auch für den Empfänger kein Hindernis darstellt.

Systembau Software: Fazit

Mit diesen neun Lösungen bringt PIPEFORCE Ihr Fertighaus- und Systembauunternehmen erheblich weiter. Dies gelingt nicht nur durch den modularen Aufbau und intuitive Oberflächen, sondern besonders durch den Fokus auf die drei wichtigsten Usergruppen in Fertig- und Systembauunternehmen: Kunden, externe Partner und die eigenen Mitarbeiter. Mit PIPEFORCE optimieren Sie also nicht nur einzelne Anwendungsfälle, sondern die Gesamtheit der digitalen Infrastruktur Ihres Unternehmens. Und sorgen so für um bis zu 30 Prozent reduzierte Kosten bei dokumentenbezogenen Prozessen, schnellere Verkaufs- und Projektabschlüsse und eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

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