Homeoffice Checkliste: Die 6 wichtigsten Tipps
Das Homeoffice wird bei Unternehmen jeder Größe immer stärker genutzt. Daneben führen auch Ereignisse wie die Corona-Krise vermehrt dazu, dass sich die IT zunehmend damit beschäftigen muss, wie die Mitarbeiter auch von zu Hause aus effizient arbeiten können. Mit unserer Homeoffice Checkliste vermeiden Sie die größten Fehler.
Das Wichtigste im Homeoffice ist, dass Mitarbeiter mit dem eigenen Team, Kunden und Projektpartnern weiter verbunden sind und gemeinsam Daten austauschen können. Mit unserer Homeoffice Checkliste finden Sie im Handumdrehen heraus, was Sie für einen erfolgreichen Start ins Homeoffice brauchen:
Homeoffice Checkliste – Übersicht:
- Die richtige Hardware
- Eine stabile und schnelle Internetverbindung
- Digitalisierte Prozesse und Dokumente
- Sicherer Zugriff
- Software und Dienste – wenn’s geht Open Source
- Die richtige mentale Einstellung
1. Die richtige Hardware
Die Grundlage unserer Homeoffice Checkliste: Natürlich benötigt man für digitales Arbeiten einen PC. Vor allem im Homeoffice hat sich aber gezeigt, dass ein Laptop hier deutliche Vorteile gegenüber einem stationären PC hat: Die Mitarbeiter können flexibel entscheiden, an welchem Ort sie gerade die Arbeit verrichten möchten. In Problemfällen oder für neue Software oder Updates kann das Laptop zudem schnell auch mal mit in die Firma genommen werden. Darüber hinaus besitzen die meisten modernen Laptops bereits eine eingebaute Kamera für Videokonferenzen. Ist das nicht der Fall, gehört das ebenfalls auf die Liste der zusätzlich zu besorgenden Dinge.
Daneben ist ein Headset (also ein Kopfhörer mit eingebautem Mikrofon) eine erhebliche Erleichterung beim Telefonieren oder in Videokonferenzen. Man hat die Hände z. B. für Eingaben und Notizen frei. Tipp: Falls es Zuhause manchmal recht laut ist (z. B. weil auch die Kinder Zuhause sind oder der Umgebungslärm hoch ist), lohnt es sich in manchen Fällen, einen Kopfhörer mit eingebauter Unterdrückung der Umgebungsgeräusche – sogenanntem “Noise Cancelling” – zu verwenden. Diese sind heutzutage so gut, dass man fast nichts mehr von seiner Umgebung hört und in nahezu vollständiger Stille deutlich konzentrierter arbeiten kann. Gute Kopfhörer dieser Art starten bei ca. 200 Euro.
Ein Smartphone gehört ebenfalls zur Grundausstattung im Homeoffice. Neben Apps, die hier z. B. für höhere Produktivität und Sicherheit sorgen können, ist manchmal das “altmodische” Telefon der einzige Weg mit dem ein oder anderen Partner oder Kunden kommunizieren zu können. Tipp: Fragen Sie Ihre IT, Ihre Firmen-Durchwahl auf Ihr Handy umzuleiten. In diesem Fall können Mitarbeiter, Kunden und Partner Sie über die gewohnte Telefonnummer Zuhause erreichen.
2. Eine stabile und schnelle Internetverbindung
Natürlich ist die mit wichtigste Grundvoraussetzung für digitales Arbeiten von Zuhause aus, dass die Mitarbeiter über eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung verfügen. Für das Abholen von E-Mails und das Aufrufen statischer Websites reicht häufig eine Verbindung von 5 MBit schon aus. Für zügiges Arbeiten und vor allem auch den Einsatz von ruckelfreien Videokonferenzen mit HD-Video und -Sprachqualität wird aber eine Verbindung von 50 MBit aufwärts empfohlen. Je höher, desto besser. Sollte die Internetverbindung mal vorübergehend abreißen, kann auch auf eine LTE-Verbindung über das Handy hergestellt und darüber gearbeitet werden. Aber aufpassen, ob Sie auch einen entsprechenden Datentarif hierfür besitzen!
3. Digitalisierte Prozesse und Dokumente
Wenn Sie nun endlich die perfekte Hardware und eine schnelle Internetverbindung besitzen, wird ihnen dies für die digitale Heimarbeit aber nur dann etwas nützen, wenn Ihre Arbeitsprozesse, zugehörigen Daten und Dokumente auch in digitaler Form vorliegen. Je besser ihre Prozesse und Dokumente digitalisiert sind, umso einfacher wird es sein, dass Sie Arbeiten auch mal von Zuhause aus durchführen können.
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Unternehmen über ein sogenanntes digitales Input- und Output-Management verfügt. Das heißt, dass z. B. Briefe und Unterlagen, die in das Unternehmen geschickt werden, immer auch in digitaler Form vorliegen und in digitaler Form auch zugreifbar sind. Beispielsweise indem Briefe unmittelbar nach Eingang eingescannt und digital abgelegt werden. Selbiges gilt auch für den Ausgang von Dokumenten.
Neben den Daten und Dokumenten müssen natürlich auch die Arbeitsprozesse digitalisiert sein. Das fängt z. B. bei der Frage an, wie Dokumente abgelegt sind, so dass Mitarbeiter darauf Zugriff haben. Darüber hinaus sollten Dokumente gemeinsam geteilt und bearbeitet werden können.
Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, jeden digitalen Prozess einfach zu finden und auszuführen. Ein Beispiel: Anstatt eine spezialisierte Software für die Eingabe der Reisekostenabrechnung installieren und ausführen zu müssen, sollte das über eine Web-Anwendung für alle gleichermaßen zugänglich sein. Idealerweise über ein zentrales Web-Portal, auf dem alle diese Prozesse aufgelistet und durchsuchbar sind.
Als Faustregel gilt, je mehr Prozesse über den Web-Browser, also ohne zusätzliche Installation von Software, abgebildet werden können, umso einfacher für die Mitarbeiter, solche Prozesse zu finden und auszuführen. Außerdem wird sich die IT freuen: Sie muss weniger Software installieren und aktualisieren. Ein teilweise erheblicher Aufwand.
4. Sicherer Zugriff
Schritt 4 unserer Homeoffice Checkliste: Sind Prozesse, Dokumente und Informationen einmal digitalisiert, ist schon ein großer Schritt getan. Nun geht es darum, den Zugriff auf diese Prozesse und Dokumente von jedem Ort aus so einfach wie möglich zu machen. Gleichzeitig aber auch maximal auf Sicherheit und Datenschutz (DSGVO) zu achten.
Für Unternehmen aus Deutschland bzw. der EU geht es darum, deutsche bzw. europäische Datenschutzvorgaben einzuhalten. Setzt man für das Speichern seiner Dokumente oder die Umsetzung seiner Prozesse auf ausländische Unternehmen, die ihre Daten auch noch auf ausländischen Servern gespeichert haben, macht man sich unter Umständen ganz unwissentlich strafbar. Überlegen Sie als IT-Leiter oder Geschäftsführer also vorher genau, welchen Anbieter Sie für welche digitalen Dienste einsetzen und welche Daten/Dokumente Sie über dessen Systeme verarbeiten wollen. Vor allem bei Daten mit Personenbezug ist erhöhte Vorsicht angebracht! Siehe hierzu DSGVO usw.
Als Faustregel gilt hier: Serverstandort im Ausland ist problematisch, Serverstandort EU ist gut, Serverstandort Deutschland ist sehr gut. Ist das Unternehmen selbst ein europäisches oder hat es seinen Hauptsitz sogar in Deutschland, ist man hier relativ sicher auf der richtigen Seite. Andernfalls ist erhöhte Vorsicht geboten und im Zweifel Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zu halten.
5. Software und Dienste – wenn’s geht, dann Open Source
Nachdem Sie geklärt haben, welche Daten und Prozesse Sie an welchen Orten verfügbar machen wollen / können, geht es darum, heraus zu finden, welche Software oder Dienste ihnen dabei helfen können, diese Anforderungen umzusetzen, um letztendlich Mehrwerte für Ihre Mitarbeiter, Kunden, Partner und letztendlich für Ihr Unternehmen zu heben.
Die richtige Software und Dienste hierfür zu finden ist dabei entscheidend. Nur wenn diese Software und Dienste modern genug sind und Sie unmittelbar bei Ihren Aufgaben unterstützen, ohne aufwändige Schulungen oder umständliche Installation und Einrichtung kann maximaler Nutzen entstehen.
Deshalb ist unsere Empfehlung, wann immer es geht, auf installierte Software zu verzichten, und auf webbasierte Dienste zu setzen. Die wichtigsten Open-Source-Tools für Ihr Homeoffice haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.
6. Die richtige mentale Einstellung
Neben den technischen, digitalen Voraussetzungen für erfolgreiches Homeoffice ist auch der richtige Umgang mit dieser Situation durch den Mitarbeiter wesentlich.
Eine räumliche und zeitliche Trennung von Arbeit und Privatem ist hier besonders wichtig. Am besten gelingt das, wenn man einen abschließbaren Raum für die Arbeit im Homeoffice verwenden kann. Mit dem betreten des Raumes beginnt die Arbeit. Das ist allerdings nicht immer möglich. Zumindest sollte man sich aber feste Zeiten geben, in denen man arbeitet und online erreichbar ist. Aber auch feste Zeiten für Mittag und Feierabend sind wichtig. Dann sollten das Laptop und Handy wirklich aus sein und das von den Kollegen und Vorgesetzten auch so akzeptiert werden.
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