DocuWare erweitern: Mehr Features für innovative Prozesse

Digitales Dokumentenmanagement (DMS) mit DocuWare erleichtert Unternehmen die Verarbeitung von Dokumenten und digitalisiert Workflows. Der Weg dorthin ist ein laufender Prozess: Je mehr automatisiert werden soll, desto länger die Abstimmung der Software an die Anforderungen des Geschäfts. Für möglichst hohe Effizienz sollten Sie daher DocuWare erweitern und regelmäßig neue Funktionen und Workflows hinzufügen. Dieser Artikel nennt die wichtigsten Schritte dafür.

DocuWare in 3 Schritten integrieren und erweitern – Übersicht:

1. Grundlagen
2. Erweitern
3. Optimieren

1. DocuWare richtig aufsetzen

Wer DocuWare erweitern und für seine Einsatzzwecke zuschneiden möchte, muss sicherstellen, dass die Software grundsätzlich gut in die bestehende IT-Landschaft integriert ist – die Grundlage für systemübergreifende digitale Prozesse. Um DocuWare so gut wie möglich zu integrieren, sind die folgenden Fragestellungen entscheidend:

1. An welche Systeme soll das DMS angebunden sein?
2. Besitzt DocuWare bereits Schnittstellen zu diesen Systemen?
3. Wie hoch ist der Aufwand für die Integration dieser Systeme in Workflows?
4. Müssen die Schnittstellen mit unterschiedlichen Logiken angesprochen werden?
5. Wie wirkt sich das auf die Komplexität der Workflows aus, z. B. bei Änderungen und Updates?
6. Gibt es Alternativen zu einer solchen Point-to-Point Integration?

Eine Point-to-Point Integration macht üblicherweise Sinn, wenn:

1. Die Workflows primär in DocuWare ablaufen sollen
2. Die Workflows weitestgehend unverändert bleiben
3. Die angebundenen Systeme weitestgehend unverändert bleiben

In vielen Fällen lohnt es sich, die Integration von DocuWare mit einer produktneutralen Software oder Plattform zu unterstützen. Diese bringt im Idealfall eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Systemen sowie eine einheitliche Integrations-Logik (für die Kommunikation zwischen DocuWare und den anderen Systemen) mit. Das reduziert den Aufwand beim Einrichten von DocuWare und sorgt für eine deutlich geringere Komplexität, wenn die verschiedenen Systeme und Workflows geändert werden.

2. DocuWare erweitern: Workflows über die Systemgrenzen hinaus

Ist DocuWare integriert und mit den relevanten Systeme verbunden, sollte die Umsetzung der digitalen Workflows geklärt werden. Die Fragestellung lautet: Wie kommen die verschiedenen Dokumente in Ihr DMS, wie sind sie dort organisiert und was passiert im Anschluss damit? Die Kernkompetenz der meisten DMS (darunter auch DocuWare) ist primär die Erfassung von Dokumenten, die Extraktion von Informationen, die Ablage und die Organisation.

Über diese Kompetenz hinaus, haben viele DMS-Anbieter in den letzten Jahren das Feld der Workflows für sich entdeckt und zunehmend in Ihre Produkte eingebaut. Das kann in vielen Fällen zu Vorteilen, häufig aber auch zu Nachteilen für die DMS-Kunden führen. In welchen Fällen die digitalen Geschäftsprozess (wie z.B. Rechnungsprüfung, Budgetanträge, Onboarding-Prozesse oder Bedarfsanfragen) direkt in DocuWare umgesetzt werden sollten und in welchen Fällen ein neutrales System zu bevorzugen ist, kann anhand einiger einfacher Kriterien beurteilt werden.

Kriterien für die Umsetzung von Workflows innerhalb von DocuWare:

1. Für die Prozesse werden keine weiteren Systeme angesprochen
2. Es handelt sich primär um Ablage- und Suchprozesse für Dokumente
3. Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben einen Zugang zu DocuWare

Kriterien für die Umsetzung von Workflows außerhalb von DocuWare:

1. Die Ansprache von anderen (lokalen) Systemen ist erforderlich
2. Eine sichere Kommunikation mit Cloud-Systemen und -Applikationen soll gewährleistet werden
3. Die Workflows sollen langfristig flexibel angepasst und erweitert werden können
4. Es sind Mitarbeiter an den Workflows beteiligt die keine DocuWare-Lizenz besitzen
5. Es sind Kunden und Partner an den Workflows beteiligt

In diesen Fällen ist für die Umsetzung der Workflows eine systemneutrale Workflow-Lösung vorzuziehen. Bei diesen Lösungen handelt es sich in der Regel um “Workflow-Engines”, welche zentral im Unternehmen platziert werden. Idealerweise ist eine solche Lösung per Low-Code nutzbar und wird in Kombination mit einer Integrationslösung, wie oben beschrieben, angeboten. Bei der Nutzung wird DocuWare wie alle anderen Systeme im Unternehmen (egal ob sich diese lokal oder in der Cloud befinden) an die Integrationsplattform angebunden. Die Workflows laufen dann systemneutral und nutzen aus allen Systemen die Informationen welche innerhalb der Workflows benötigt werden.

3. DocuWare optimieren: So perfektionieren Sie die Funktionen von DocuWare

Nachdem die ersten Prozesse mit DocuWare umgesetzt sind, erkennen viele Unternehmen das große Potenzial und die vielen Optimierungsmöglichkeiten mit digitalen und automatisierten Workflows. In dieser Situation wachsen in der Regel auch die Anforderungen und Begehrlichkeiten an das System. Hierbei geht es nicht mehr länger nur um die Erfassung und Organisation, sondern sehr schnell auch um Komponenten für die intelligente Auswertung von Dokumenteninhalten mit künstlicher Intelligenz, um Big-Data-Analyse, Robot-Process-Automation (RPA) oder auch die leistungsfähige Auswertung und Transformation einer sehr großen Anzahl von Informationen.

In dieser Situation wird häufig sehr schnell transparent, dass es bei diesen Komponenten spezialisierte Lösungen im Markt gibt, welche zum einen deutlich innovativer und leistungsfähiger, zum anderen aber auch deutlich günstiger sind als die Standard-Komponenten, welche von einer DMS-Lösung angeboten werden. Die Gründe dafür sind leicht nachzuvollziehen und liegen primär in der Spezialisierung der verschiedenen Anbieter und der Geschwindigkeit in welcher sich das gesamte Felde der Dokumenten-Analyse und Workflow-Automatisierung entwickelt. Für die Kunden der DMS-Lösungen kann es jedoch von entscheidender Bedeutung sein, stets die leistungsfähigsten Komponenten zu nutzen um sich so einen Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern zu sichern

Ein DocuWare-Kunde hat in dieser Situation zwei Möglichkeiten:

1. DocuWare-Bordmittel nutzen, fehlende Komponenten an DocuWare melden und auf Umsetzung warten
2. Notwendige Komponenten und Funktionen über spezialisierte Anbieter im Markt nutzen und diese in die Workflows integrieren

Im zweiten Fall ist es für einen DocuWare-Kunden wieder von entscheidendem Vorteil, wenn eine zentrale Integrations- und Workflow-Lösung genutzt wird. Mit dieser können innovative Applikationen und (Cloud-) Services problemlos eingebunden und flexibel ausgetauscht werden. Dabei ist der Aufwand für die Anbindung und häufig auch der administrative Aufwand für die Buchung und Nutzung eines Services deutlich geringer. Abhängig von der genutzten Integrations- und Workflow-Plattform werden hier bereits Service-Pakete der verschiedenen Anbieter zur Verfügung gestellt, so dass der Plattform-Kunde nicht einzelne Verträge mit den verschiedenen Anbietern schließen muss sondern nur einen Vertragspartner hat. Beispiele hierfür können spezialisierte Daten-Analysen, Dokumente-Understanding, OCR-Scanndienste, eSignatur und viele mehr sein, welche über die Plattform z.B. pro Dokument oder pro Vorgang verrechnet werden. So können genau die Applikationen und Services eingesetzt werden, welche die Anforderungen des DocuWare-Kunden abdecken und DocuWare sinnvoll erweitern.

Fazit: DocuWare erweitern ist essentiell für reibungslose Prozesse

Der Einsatz eines DMS wie DocuWare ist der erste wichtige Schritt für digitalisierte Abläufe in Ihrem Betrieb. Nach dem Initialsetup ist es aber ebenso wichtig, zu prüfen, welche Anforderungen DocuWare noch nicht erfüllt. Anschließend sollte die DocuWare-nachhaltig und konsequent ausgebaut werden. PIPEFORCE unterstützt Sie mit dabei mit einer offenen Integrations- und Workflow-Plattform, die auf DMS-Lösungen spezialisiert ist. Kontaktieren Sie uns gerne für einen ersten Austausch und eine Einschätzung des Potenzials in Ihrem Unternehmen.

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