Was ist ein Workflow?

In einer zunehmend globalisierten Welt werden immer mehr internationale Fachbegriffe in die deutsche Sprache integriert. Nicht immer ist es leicht, hier den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund definieren wir in diesem Artikel zunächst den Begriff Workflow und erklären, wie und warum man Workflows festhalten und deren Potenzial nutzen sollte.

Definition Workflow

Bei einem Workflow handelt es sich im Grunde genommen um die englische Übersetzung des Wortes “Arbeitsablauf”. Im alltäglichen Sprachgebrauch spricht man oftmals auch von einem Prozess oder Geschäftsprozess. Per Definition handelt es sich aber bei einem Geschäftsprozess viel eher um eine Aneinanderreihung mehrerer Workflows. In den meisten Fällen zeichnet sich ein Workflow dadurch aus, dass er wiederkehrend, sowie arbeitsteilig ist – also verschiedene Personen daran beteiligt sind.

Wie sieht so ein Arbeitsablauf aus?

Nach der DIN EN ISO 6385:2004 ist ein Arbeitsablauf die „… räumliche und zeitliche Abfolge des Zusammenwirkens von Arbeitenden/Benutzer[n], Arbeitsmitteln, Materialien, Energie und Information innerhalb eines Arbeitssystems.“. Das bedeutet, dass es beim Festhalten von Workflows zunächst darauf ankommt verschiedene Aktivitäten eines Prozesses (z.B. der Rechnungsverarbeitung) von Anfang bis Ende zu definieren und sie in die richtige Reihenfolge zu bringen. Anschließend werden diese Aktivitäten den zuständigen Personen zugeordnet (z.B. Herr Meier bestätigt Rechnungseingang) und diesen werden wiederum die notwendigen Arbeitsmittel, Materialien oder Informationen vorgegeben. Will man einen Arbeitsablauf darstellen, nutzt man am besten Software, da es ansonsten schnell unübersichtlich wird. Damit möglichst viele Personen den Prozess eindeutig verstehen, nutzt man zum Festhalten des Prozesses sogenannte Notationsstandards. Einer der gängigsten Notationsstandards für einen Prozess ist die sogenannte BPMN (= Business Process Model and Notation) Schreibweise.

Wieso sollte ich einen Arbeitsablauf beschreiben?

In einem Unternehmen kann es oftmals chaotisch zugehen. Fristen werden nicht eingehalten und Unterlagen gehen verloren. Kein Wunder, denn Mitarbeiter haben oft unterschiedliche Aufgabengebiete und müssen zur Bearbeitung dieser, teilweise abteilungsübergreifend kommunizieren. Hier kann man schnell den Überblick verlieren.

Abhilfe kann die Beschreibung von Arbeitsabläufen schaffen. Sie definiert klare Zuständigkeiten, notwendige Informationen und Unterlagen, sowie Fristen und Reihenfolgen. Das sorgt für Transparenz und Klarheit bei den Mitarbeitern, und hilft bei der Identifikation potenzieller Problemstellen. Darüber hinaus vermeidet eine einmalige klare Definition unter Einbezug aller Mitarbeiter, Wissensmonopole und erleichtert somit bspw. das Einarbeiten neuer Mitarbeiter.

Hat man die Arbeitsablaufäufe erst einmal beschrieben und Problemstellen identifiziert, fällt es leichter den gesamten Prozess anschließend zu optimieren. Dadurch können Zeit, Geld und vor allem Nerven gespart werden. Teil einer Prozessoptimierung kann die Digitalisierung oder die Automatisierung des Arbeitsablaufs, auch Workflow Automation oder Workflow Digitalisation genannt, sein. Ziel des Ganzen sind Prozessbeschleunigung und -vereinfachung, durch beispielsweise eine Einsparung mühsamer Dokumentationszeit.

Lohnt sich die Dokumentation eines Arbeitsablaufs? – Fazit

Kurzum: Fast immer!

Insbesondere in Prozessen mit mehreren Prozessschritten oder mehreren Beteiligten steckt hohes Einsparungspotenzial. Eine klare Definition schafft Missverständnisse aus dem Weg und steigert die Prozessqualität, sowie die Prozessgeschwindigkeit. Im Umkehrschluss bedeutet dies natürlich, dass schlecht definierte Prozesse ein Geschäftsrisiko bergen. Hier kann sich professionelle Hilfe schnell lohnen.

Für sehr simple Prozesse mit wenigen Beteiligten und wenigen Dokumenten oder Informationen, ist eine Definition nicht zwangsläufig notwendig, kann dies jedoch aufgrund von voranschreitender Digitalisierung schnell werden. Insbesondere dezentrale Zusammenarbeit im Home Office erfordert oft digitale Prozesse, die eine vorherige Definition des manuellen Prozesses erfordern.

Vor allem in oben genannter Digitalisierung/Automatisierung liegt für Prozesse allgemein extremes Potenzial. Für eine Digitalisierung ist das Wissen um die manuellen Arbeitsabläufe von höchster Wichtigkeit, also verlieren Sie keine Zeit und informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten!

 

PIPEFORCE

Die Münchner Plattform PIPEFORCE ist eine umfassende Lösung für die Erfassung manueller Workflows und deren Umsetzung in digitale, sowie das Training dieser Workflows. Die Plattform ist speziell auf die Anforderungen von mittelständischen und großen Unternehmen ausgerichtet und unterstützt durch einen durchgängigen Ansatz den Gesamtprozess vom Workflow-Design bis zur digitalen Umsetzung. Mit dem einzigartigen Pipeline-Ansatz wird die Integration von Systemen und die Verarbeitung von Daten und Dokumenten extrem flexibel und einfach abgebildet, so dass auch technisch anspruchsvolle Automatisierungen innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden können.