Automatische Rechnungsverarbeitung

Automatische Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein mühsamer und zeitraubender Prozess. Hierbei verursachen die Verteilung der Rechnungen, die formale Prüfung sowie die inhaltliche Prüfung einen großen Aufwand in der Finanzorganisation. Hinzu kommen manuelle Eingaben bei der Verbuchung, welche zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Durch die automatische Rechnungsverarbeitung kann der Aufwand um bis zu 70% reduziert und die Prozesstreue signifikant verbessert werden.    

Die überwiegende Mehrheit der Eingangsrechnungen erreicht das Unternehmen heutzutage noch immer als Papierdokumente, Faxdokumente oder als PDF in E-Mails. Nur wenige der Rechnungen sind dabei in einem Standard- oder maschinenlesbaren Format erstellt, so dass häufig eine manuelle Bearbeitung notwendig wird, bevor die Rechnung z. B. in ein ERP-System übertragen und dort verbucht wird. Für Mitarbeiter der Finanzabteilung kann die Rechnungsbearbeitung deshalb mühsam und zeitaufwendig sein.

Bei manueller Bearbeitung zahlen Unternehmen für jede Rechnungsgenehmigung im Schnitt 10 bis 15 EUR. Dies kann sich zu hohen Kosten summieren, da bereits ein durchschnittliches Kleinunternehmen etwa 40 Rechnungen pro Tag erhält. Das bedeutet, dass mehr als 110.000 EUR pro Jahr allein für die Bearbeitung von Rechnungen ausgegeben werden. Eine Automatisierung kann hier Einsparungen um bis zu 70% realisieren.

 

Automatisierte Erfassung und Eingabe von Rechnungsdaten 

Um eine Rechnung zu bearbeiten, muss ein Mitarbeiter Informationen wie Rechnungsbetrag, Bestelldaten und relevante Einheiten, Lieferanten und vieles mehr prüfen und in ein Rechnungserfassungssystem übertragen. Durch den Einsatz von Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz) und optische Zeichenerkennung (OCR) lässt sich dieser Prozess in großen Teilen einfach automatisieren.

Zunächst werden hierzu bspw. alle Rechnungen als E-Mail-Anhang (entweder automatisiert oder durch einen Mitarbeiter) an einen intelligenten E-Mail-Assistenten gesendet. Der Assistent (Bot) prüft die Dokumente formal und extrahiert daraus alle relevanten Informationen. Im nächsten Schritt wird automatisiert die Datenbank überprüft um festzustellen, ob der Lieferant bereits existiert. Ist dies nicht der Fall, kann dieser automatisiert angelegt werden. Auch die Bestellung und der entsprechende Lieferschein kann automatisiert zugeordnet werden.

Nachdem die Datenaufbereitung abgeschlossen ist, wird der Benutzer darauf aufmerksam gemacht, dass alle Daten vorbereitet wurden und dass nun eine Automatisierung ausgelöst werden kann, um alle Informationen in das Verarbeitungssystem einzugeben. Sollten für die inhaltliche Prüfung und Freigabe der Rechnung weitere Mitarbeiter erforderlich sein, werden diese informiert und ihre Genehmigung ebenfalls der Rechnung zugeordnet.

Automatische Rechnungsverarbeitung: Ergebnis

  • Reduktion des manuellen Aufwands um bis zu 70 %
  • Revisionssichere Dokumentation des gesamten Prozesses
  • Verbesserte Prozesstreue und Reduktion manueller Fehler

 

Branchen: Fertigung, Transport, Versicherung


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