Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein mühsamer und zeitraubender Prozess. Hierbei verursachen die Verteilung der Rechnungen, die formale Prüfung sowie die inhaltliche Prüfung einen großen Aufwand in der Finanzorganisation. Hinzu kommen manuelle Eingaben bei der Verbuchung, welche zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Durch die automatische Rechnungsverarbeitung kann der Aufwand um bis zu 70% reduziert und die Prozesstreue signifikant verbessert werden.
Der Prozess der automatisierten Rechnungsprüfung lässt sich in mehrere Schritte unterteilen, die jeweils erhebliches Optimierungspotenzial bieten. Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial noch nicht vollständig aus, was zu unnötig hohen Kosten und Zeitaufwand führt.
1. Rechnungserfassung und -eingang
Die überwiegende Mehrheit der Eingangsrechnungen erreicht das Unternehmen heutzutage noch immer als Papierdokumente, Faxdokumente oder als PDF in E-Mails. In vielen Unternehmen fehlt eine einheitliche Lösung zur Erfassung dieser Dokumente, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Systeme verwenden, die nicht miteinander kompatibel sind. Dies führt zu ineffizienten Prozessen und erhöhtem manuellen Aufwand. Insbesondere aufgrund der ab Januar 2025 in Kraft tretenden gesetzlichen Regelungen zur Umstellung auf E-Rechnungen sind viele Unternehmen hier unter Zugzwang. Durch den Einsatz von Technologien wie optischer Zeichenerkennung (OCR) und KI können Unternehmen jedoch alle Rechnungen zentral erfassen und die Daten automatisch extrahieren lassen. Hier liegt ein enormes Optimierungspotenzial, da Unternehmen durch eine einheitliche Erfassungslösung Zeit und Ressourcen sparen können.
Bei manueller Bearbeitung zahlen Unternehmen für jede Rechnungsgenehmigung im Schnitt 10 bis 15 EUR. Dies kann sich zu hohen Kosten summieren, da bereits ein durchschnittliches Kleinunternehmen etwa 40 Rechnungen pro Tag erhält. Das bedeutet, dass mehr als 110.000 EUR pro Jahr allein für die Bearbeitung von Rechnungen ausgegeben werden. Eine automatische Rechnungsverarbeitung kann hier Einsparungen um bis zu 70% realisieren.
2. Formale und inhaltliche Prüfung
Bereits vor der Erfassung der Rechnung im System kommt es häufig vor, dass Rechnungen inkorrekt gestellt werden. Bereits bei der Abweisung der alten und Anforderung einer neuen Rechnung gibt es Automatisierungspotenzial, das genutzt werden kann. Nach der Erfassung der korrekten Rechnungen erfolgt die formale und inhaltliche Prüfung. Viele Unternehmen verwenden noch manuelle Prozesse, um Rechnungsdaten zu überprüfen und mit Bestellungen abzugleichen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Ein weiterer Faktor, der die Effizienz beeinträchtigt, ist die Vielzahl an Mitarbeitern, die je nach Rechnungsbetrag und Komplexität in den Prüfungsprozess eingebunden sind. In vielen Fällen müssen Rechnungen von mehreren Personen genehmigt werden, was zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führt. Eine automatische Rechnungsverarbeitung, die Prüfungsschritte miteinbezieht, kann nicht nur die Fehlerquote senken, sondern auch den Genehmigungsprozess beschleunigen, indem sie automatisch die richtigen Personen involviert und klare Genehmigungswege definiert.
3. Lieferanten- und Datenbankprüfung
Der Abgleich der Rechnungsdaten mit den Lieferanteninformationen ist ein weiterer Schritt, in dem viele Unternehmen Verbesserungspotenzial haben. Häufig sind mehrere Softwaresysteme involviert, die nicht miteinander kommunizieren, was manuelle Übertragungen und zusätzliche Kontrollen erfordert. Ein integriertes System, das diese Schritte automatisch durchführt und dabei sicherstellt, dass alle Lieferantendaten stets aktuell sind, kann hier erhebliche Effizienzgewinne bringen. Unternehmen, die ihre Systeme integrieren und optimieren, können somit nicht nur die Bearbeitungszeit reduzieren, sondern auch die Qualität der Daten verbessern.
4. Freigabeprozess
Der Freigabeprozess ist häufig einer der größten Zeitfresser im Rechnungsprüfungsprozess. In vielen Unternehmen ist es üblich, dass je nach Höhe des Rechnungsbetrags verschiedene Mitarbeiter in den Freigabeprozess involviert sind. Dies führt dazu, dass Rechnungen oft in Warteschleifen hängen, weil eine Genehmigung fehlt oder verspätet erfolgt. Die Automatisierung dieses Prozesses kann Unternehmen helfen, klare Genehmigungsrichtlinien festzulegen und sicherzustellen, dass Rechnungen zügig freigegeben werden. Hierbei wird automatisch die zuständige Person benachrichtigt, und es können Eskalationsstufen definiert werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Kosten, die durch verzögerte Zahlungen und damit verbundene Mahngebühren entstehen können.
5. Automatisierte Verbuchung und Archivierung
Die Verbuchung und Archivierung von Rechnungen stellt oft einen weiteren Engpass dar, insbesondere wenn verschiedene Systeme involviert sind, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Unternehmen, die ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme nicht integriert haben, sehen sich häufig mit doppelter Arbeit und Inkonsistenzen in den Daten konfrontiert. Durch die Automatisierung der Verbuchung können Rechnungen direkt in das ERP-System übertragen und korrekt verbucht werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die revisionssichere Archivierung sorgt zudem dafür, dass alle Daten jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sind.
6. Kontinuierliche Prozessoptimierung
Ein oft übersehener Aspekt ist die kontinuierliche Optimierung des Rechnungsprüfungsprozesses. Viele Unternehmen führen diese Prozesse durch, ohne die zugrunde liegenden Abläufe regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern. Durch den Einsatz von Analyse- und Monitoring-Tools können Unternehmen jedoch Schwachstellen im Prozess identifizieren und gezielt Verbesserungen vornehmen. Dies führt zu einer stetigen Optimierung und erhöht langfristig die Effizienz.
7. Dokumentation und Monitoring
Um stets den Überblick über den gesamten Freigabeprozess zu behalten, ist es zudem von höchster Wichtigkeit den Freigabeprozess zu dokumentieren. Hierbei sollten die vorgenommenen Änderungen verschiedener Prozesbeteiligter sowie Kommentare festgehalten werden. Außerdem kann durch das Monitoring jederzeit der Freigabestatus geprüft werden.
Ergebnis der automatischen Rechnungsverarbeitung
Durch die Automatisierung und Optimierung des gesamten Rechnungsprüfungsprozesses wird der manuelle Aufwand um bis zu 70% reduziert. Gleichzeitig wird die Prozesstreue erheblich verbessert, und die Fehleranfälligkeit minimiert. Unternehmen, die ihre Systeme und Prozesse integrieren und optimieren, können erhebliche Kosten sparen und gleichzeitig die Effizienz ihrer Finanzabteilung steigern. Die revisionssichere Dokumentation und die optimierte Bearbeitungszeit führen zu einer effizienteren und kostengünstigeren Rechnungsbearbeitung. Eine automatische Rechnungsverarbeitung bietet somit das Potenzial, Unternehmen Zeit, Geld und vor allem Nerven zu sparen.
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