Prozessmodellierung mit BPMN Software

Fast alle Unternehmen haben eine ziemlich gute Vorstellung von den verschiedenen Geschäftsprozessen, die ihr Tagesgeschäft bestimmen. Wenn sie jedoch sicherstellen müssen, dass diese Prozesse dauerhaft zu optimalen Ergebnissen führen, reicht eine “ziemlich gute Vorstellung” nicht aus. Die Modellierung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verstehen und zu optimieren. Im folgenden Artikel erklären wir alles rund um das Thema Prozessmodellierung und wie Sie diese am besten mit BPMN Software umsetzen können.

Definition Prozessmodellierung

Ein Geschäftsprozessmodell oder auch BPM (= Business Process Model) ist eine grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses und der damit verbundenen Teilprozesse. Bei der Prozessmodellierung werden umfassende Flussdiagramme erstellt. Diese geben wichtige Einblicke in die Funktionsweise bestimmter Workflows. Eine Prozessmodellierung umfasst im allgemeinen Ereignisse und Aktivitäten die innerhalb eines Prozesses (z.B. Einstellung oder Austritt eines Mitarbeiters) ablaufen. Darüber hinaus werden Zuständigkeiten, sowie für den Prozess notwendige Informationen und Geräte definiert. Auch werden Entscheidungspunkte, die Arbeitsabläufe auf Grundlage von verschiedenen Ergebnissen nehmen können, beschrieben. Zudem zeigt eine nach Standards durchgeführte Prozessmodellierung Fristen und Zeitvorgaben für die einzelnen Schritte an.

In Deutschland ist der mit am häufigsten genutzte Notationsstandard die sogenannte BPMN-Schreibweise.

Definition BPMN

Die Abkürzung BPMN bedeutet ausgeschrieben Business Process Model and Notation und ist eine Art Universalsprache für Prozesse. Insbesondere BPMN 2.0 eignet sich hervorragend, um unterschiedlichste Prozesse zu modellieren. Sie folgt bestimmten Notations-Regeln und ist sowohl sehr intuitiv zu bedienen als auch für jegliche MitarbeiterInnen klar verständlich. Der Grund hierfür ist, dass die Sprache visuell dargestellt wird und nicht aufwendig programmiert oder via Fließtext eingepflegt werden muss.

Beispiel für eine Prozessmodellierung mit BPMN Software

Bereits anhand eines einfachen Beispiels wird ersichtlich, wie mächtig eine BPMN Modellierungssoftware (in diesem Fall PIPEFORCE) sein kann. Ein Prozess mit mehreren Beteiligten – in diesem Fall internen und externen Personen – kann simpel und übersichtlich dargestellt werden.

 

 

Zuständigkeiten werden hier klar definiert, notwendige Informationen und Dokumente vorgegeben, sowie die zeitliche Abfolge der Aufgaben festgelegt. Auch Eventualitäten können in BPMN Software auf einfache Art und Weise dargestellt werden.

Wieso Prozessmodellierung mit BPMN Software?

Zunächst einmal ist BPMN wie bereits Eingangs erwähnt einer der am häufigsten genutzten Notationsstandards. Das macht ihn branchenübergreifend äußerst nützlich, weil es bedeutet, dass eine Vielzahl an kompatiblen Softwareprogrammen existiert. Dies hat eine erhöhte Nutzbarkeit zur Folge, da BPMN Modelle bspw. aus einer BPMN-Modellierungssoftware exportiert und in eine Workflow Automatisierungssoftware importiert werden können.

Durch ihre simple Logik ist die BPMN auch ohne große Expertise leicht zu erlernen. Die meisten BPMN Softwareprogramme bieten eine übersichtliche Navigation, die zu einer äußerst intuitiven Bedienung führt. Diese beiden Punkte erleichtern eine Neueinführung von BMPN Software in Unternehmen enorm und machen zeitintensive Schulungen von MitarbeiterInnen überflüssig.

Der größte Vorteil einer Modellierung mit BPMN Software ist allerdings die Ordnung, die das Festhalten der Prozesse bringt. In einer Geschäftswelt, in der Arbeitsabläufe immer globaler und vernetzter werden, birgt die digitale Prozessmodellierung riesiges Potenzial, denn sie bringt Struktur in das Alltagschaos der Beteiligten. Die klare Definition der Prozesse ermöglicht selbst bei vielen Beteiligten das Wahren der Übersicht. Hierdurch werden Arbeitsabläufe leichter verständlich. Dies gilt nicht nur für bereits involvierte MitarbeiterInnen, sondern auch für NeueinsteigerInnen im Onboarding oder für das Management der Geschäftsführung. Das hat eine Einsparung von Zeit, Geld und vor allem Nerven zur Folge, denn erst ein genaues Verständnis der aktuellen Prozesse und potentiellen Problemstellen ermöglicht eine dauerhafte Prozessoptimierung

BPMN Software – Fazit:

Die Nutzung von BPMN Software zum Festhalten von Prozessen ist mit vielerlei Vorteilen verbunden und ermöglicht die anschließende Nutzung hohen Potenzials. Die Bedienerfreundlichkeit der Programme ermöglicht es auch Personen ohne große Expertise, diese Software zu nutzen. Hierdurch entsteht eine hohe Akzeptanz unter MitarbeiterInnen. Ein möglicher Nachteil der Softwareprogramme ist, dass die meisten ausschließlich zur Darstellung von Prozessen, nicht aber zur Nutzung des Prozesspotenzials (Optimierung und Digitalisierung) verwendet werden können. Softwarelösungen wie PIPEFORCE vereinen die BPMN Modellierung mit der Prozessdigitalisierung und der anschließenden Prozessoptimierung. Das macht einen Erwerb unterschiedlicher Softwarelizenzen überflüssig und und vermeidet Reibungsverluste beim Übertrag der BPM.

 

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