Digitaler Prozess zum Mitarbeiter Onboarding und Austritt

Digitaler Prozess zum Mitarbeiter Onboarding und Austritt

Das Mitarbeiter Onboarding sowie deren Austritt sind in den meisten Unternehmen komplexe und manuelle Prozesse über verschiedene Systeme und Abteilungen hinweg. Durch die Abbildung des Prozesses in einem digitalen Workflow, kann der manuelle Aufwand signifikant reduziert, die Prozesstreue verbessert und die Prozesslaufzeit um bis zu 60% verringert werden.        

Bei einem Onboarding-Prozess nehmen Mitarbeiter, Vorgesetzte und Partner aus verschiedenen Abteilungen und Unternehmensbereichen (z. B. Personal, IT, Gebäudemanagement) spezifische Rollen ein. Der abteilungsübergreifende Prozess muss dabei verknüpft und gut dokumentiert werden. Denn neben dem Aufwand und der Prozesstreue spielen hier auch die Sicherstellung personenbezogener Daten, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie eine eindeutige Rechte- und Rollenstruktur eine große Bedeutung. Gewöhnliche HR-Tools kommen bei diesen Anforderungen schnell an Ihre Grenzen.

Welche Fragen sind bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses zu beachten?

  • Welche Informationen, Dokumente, Lizenzen, Produkte und Berechtigungen benötigt der neue Mitarbeiter?
  • Welche Aufgaben, Rollen und Informationen sind mit bestehenden Mitarbeitern verknüpft?
  • Wie sollen die verschiedenen Rollen in den Prozess eingebunden werden?
  • Wie soll die termingerechte Erfüllung der Aufgaben sichergestellt werden?
  • Welche Systeme und Daten sind mit dem Prozess verknüpft?

So kann Mitarbeiter Onboarding systemübergreifend abgebildet und automatisiert werden

Bei der Umsetzung des Onboarding-Prozesses ist entscheidend, dass alle beteiligten Rollen und Systeme (z. B. aus Personal und IT) flexibel eingebunden werden können. Hierfür sollte nicht ein bestimmtes System, sondern der Prozess als solcher im Vordergrund stehen. Durch den Einsatz von PIPEFORCE konnte bei einem mittelständischen Maschinenbau-Unternehmen der gesamte Prozess über einen klaren Ablauf definiert und durch verschiedene digitale Formulare, vordefinierte Mailings und Benachrichtigungen unterstützt werden. Alles ohne bestehende Systeme anzupassen.

Die im Prozess benötigten Informationen werden automatisch aus den angebundenen Systemen extrahiert und zurückgeschrieben oder durch Formular-Eingaben der Mitarbeiter generiert. Wenn alle Teilaufgaben für einen Prozessschritt ausgeführt wurden, wird automatisch der nächste Verantwortliche informiert oder ein automatisierter Prozess gestartet. Gleichzeitig wird jede Aktivität revisionssicher dokumentiert.

Ergebnisse durch die Automatisierung

  • Eindeutiger Workflow für bestehende und neue Mitarbeiter
  • Reduzierter manueller Aufwand in den beteiligten Fachbereichen um bis zu 65%
  • Automatische Bereitstellung von Informationen und Erinnerungen
  • Klares Rechte-, Rollen- und Aufgabenkonzept
  • Vollständige Dokumentation und volle Transparenz zum Prozessstatus

 

Branchen: Behörden, Fertigung, Handel, Transport, Versicherung


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