Dateien können in verschiedenen Datenschutz-Stufen mit einer E-Mail übermittelt werden: Abhängig von der gewählten Stufe kann der Empfänger die Dateien über einen persönlichen Link in seiner E-Mail direkt herunterladen oder muss sich zusätzlich authentifizieren. Die Authentifizierung erfolgt dabei über eine Anmeldung im System. Sollte der Empfänger noch keinen PIPEFORCE Account besitzen, wird dieser automatisch für ihn erstellt. Der Transfer der Dateien findet in allen Stufen verschlüsselt statt.

Mit dem PIPEFORCE Outlook Add-In können Sie beliebig große Dateien (wie CAD-Zeichnungen, Bilder und Videos) direkt aus Outlook versenden. Die Größenbeschränkung des Mailservers von Sender und Empfänger ist dabei nicht relevant. Darüber hinaus können Sie automatische Löschfristen für versendete Dokumente festlegen und sparen sich damit Aufwand für die Dateiverwaltung und Einhaltung von DSGVO-Vorgaben.

Sämtliche E-Mails, die Sie mit dem PIPEFORCE Outlook Add-In versenden, werden revisionssicher dokumentiert. Dabei werden unter anderem die Nachricht selbst, der Empfänger, das Datum, die versendeten Dokumente und die gewählte Datenschutz-Stufe erfasst. Zusätzlich wird dokumentiert, ob der Empfänger einen Download der Dokumente durchgeführt hat. So können Sie auch Monate nach der Übermittlung einer Datei nachweisen, dass diese zugestellt wurde.