Prozessanweisungen erstellen und genehmigen

Die Erstellung von Standardprozessen (SOP – Standard Operating Procedures) ist in vielen Unternehmen noch immer ein hochgradig manueller Prozess. Hierbei müssen Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen sehr aufwändig koordiniert und ein vorgegebener Abnahmeprozess zuverlässig eingehalten werden. Unternehmen, die automatisiert Prozessanweisungen erstellen, reduzieren ihren Aufwand, verbessern die Prozesstreue und halbieren die Prozesslaufzeit um bis zu 50%.

Für ISO-Zertifizierungen, Sicherheits- und Compliance-Audits sowie für andere Maßnahmen zur Qualitätssicherung, müssen eine Vielzahl von Standardprozessen definiert und dokumentiert werden. Zur Erstellung der Standardprozesse, wie z.B. Verfahrens- oder Sicherheitsanweisungen, muss das Qualitätsmanagement (QM) verschiedene Fachbereiche und Rollen koordinieren. Die verschiedenen Rollen geben Input zur Prozessbeschreibung, überprüfen den Prozess oder müssen die Kenntnisnahme des finalen Prozesses bestätigen. Da die verantwortlichen QM-Manager vielen der Prozessteilnehmern jedoch nicht disziplinarisch oder fachlich vorgesetzt sind, kann die Koordination und die termingerechte Umsetzung der SOP-Erstellung sehr mühsam sein. Als Ergebnis ergeben sich lange Prozesslaufzeiten, viele Schleifen bei der Bearbeitung, viele Versionsstände und ein großer Koordinations- und Bearbeitungsaufwand.

Anforderungen für einen digitalen und standardisierten SOP-Prozess 

Häufige Anforderungen an einen effizienten Erstellungs- und Abnahmeprozess für SOPs sind:

• Standardisierter und automatisierter Ende-zu-Ende-Prozess
• Mitarbeiter arbeiten in Ihrer gewohnten Umgebung und nicht in spezifischen QM-Tools
• Automatisierte Benachrichtigungen der beteiligten Mitarbeiter
• Automatische Erstellung von Dokumenten-Templates
• Simultane (Online-) Bearbeitung der Dokumente
• Automatisierter Review- und Abnahmeprozess
• Automatische Versionierung von Dokumenten
• Dokumentation von Lesebestätigungen

Prozessanweisungen erstellen: So funktioniert die Automatisierung

Zur Umsetzung eines digitalen SOP-Prozesses müssen zunächst die verschiedenen User und Rollen im Prozess, die zu verwendenden Dokumenten-Templates und die Abfolge der Aufgaben festgelegt werden. Hierbei wird definiert wer den Prozess startet, welche Eingaben erforderlich sind und welche Teilprozesse abgeschlossenen sein müssen, bevor der nächste Prozessschritt gestartet wird. Damit die beteiligten Personen so weit wie möglich in den gewohnten Tools wie E-Mail, Office Anwendungen und Dokumentenverwaltung arbeiten können, sollten diese in den Prozess eingebunden werden.

Reduktion der Prozesslaufzeit um 50%, ROI in 6 Monaten

Mit PIPEFORCE haben wir ein Unternehmen im Bereich Fertigung dabei unterstützt den Prozess zur Erstellung von SOPs 50% schneller auszuführen und die Prozesstreue auf 99% zu erhöhen. Durch die Verwendung unseres vorkonfigurierten SOP-Prozess-Template wurde der ROI in weniger als 6 Monaten erreicht, eine Anpassung bestehender Systeme war nicht erforderlich.

So wird der Prozess ausgeführt: QM startet den Prozess, in welchem alle Teilnehmer wie (Prozessbearbeiter, Prüfer und Empfänger) definiert und automatisch per E-Mail über ihre Aufgaben und die jeweiligen Bearbeitungsfristen informiert werden. Darüber hinaus wird automatisiert ein Word-Dokument auf Basis eines Dokumenten-Template erstellt und die entsprechenden Zugriffsberechtigungen an die Prozessteilnehmer vergeben. Diese können direkt im Browser und damit ohne Installation einer Software, simultan am Dokument arbeiten. Änderungen im Dokument werden automatisch gespeichert und versioniert. Nach Fertigstellung wird automatisch ein Abnahmeprozess gestartet an dessen Ende das bearbeitbare Word-Dokument automatisch in ein PDF-Dokument konvertiert wird. Dieses wird dann automatisiert an einen Empfängerkreis gesendet, welcher das Dokument liest und die Kenntnisnahme bestätigt.

Prozessanweisungen erstellen: Ergebnis

• Reduktion des manuellen Aufwands in QM und den beteiligten Fachbereichen um mehr als 20%
• Reduktion der Prozesslaufzeit um 50 %
• Verbesserung der Prozesstreue auf 99%
• Vollständig dokumentierter Prozess

Branchen: Behörden, Fertigung, Handel, Transport, Versicherung

Vereinbaren Sie einen Termin mit einem unserer Experten!

Möchten Sie mehr dazu erfahren wie Sie den SOP-Prozess abteilungsübergreifend digitalisieren können? Gerne berät Sie einer unserer Experten zu Ihren Möglichkeiten mit PIPEFORCE.