Eingehende Dokumente automatisch klassifizieren

Eingehende Dokumente automatisch klassifizieren

In vielen Geschäftsbereichen ist Scannen, Klassifizieren und Extrahieren von Schlüsselinformationen aus gedruckten und digitalen Dokumenten eine wesentliche tägliche Aufgabe. Unternehmen, die Dokumente automatisch klassifizieren, können den manuellen Aufwand signifikant senken und gleichzeitig die Einhaltung von DSGVO und Compliance verbessern.  

Unternehmen, welche täglich eine Vielzahl von Dokumenten von Kunden, Partnern, Lieferanten und Behörden erhalten, stehen vor der Herausforderung, diese bereits beim Eintritt in das Unternehmen zuverlässig bewerten zu müssen. Die Klassifizierung der Dokumente (z. B. hinsichtlich personenbezogenen oder sensiblen Daten) hat für die weitere Bearbeitung eine entscheidende Bedeutung. Bei der großen Menge von eingehenden Dokumenten sind die Einhaltung von Datenschutzvorgaben und die effiziente Zuordnung der Dokumente zum richtigen Geschäftsvorgang, meist nicht möglich.

Automatische Klassifizierung durch intelligente Zeichenerkennung

Durch eine intelligente Zeichenerkennung können eingehende Dokumente automatisiert klassifiziert und auf dieser Basis die Zuordnung zu Vorgängen und Verantwortlichkeiten gesteuert werden. Eine Einordnung und Verteilung von Dokumenten kann so erfolgen, noch bevor auch nur eine Person das Dokument gelesen hat. PIPEFORCE nutzt dafür ein KI-gestütztes Modell zur Konvertierung von unstrukturierten in strukturierte Daten, auf deren Basis die Kategorisierung erfolgt.

Automatische Beantwortung und Definition von Zugriffsrechten 

Im Versicherungswesen kann die intelligente Zeichenerkennung z. B. dafür verwendet werden, um zu erkennen, welche Dokumente Teil eines Schadensfalls sind. Eine E-Mail über einen Versicherungsfall kann mit einem ausgedruckten Standardformular verschickt werden oder eine handschriftliche Notiz oder ein Foto eines beschädigten Autos enthalten. Durch die intelligente Zeichenerkennung und die Identifikation von Dateiinhalten, ist es  mit PIPEFORCE möglich, die eingehenden Dokumente sowie die Absicht der Zustellung zu verstehen. Basierend auf dieser Absicht kann dann eine eine automatisierte Antwort versendet oder die Nachricht an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden.

Bei der Verarbeitung von Bewerbungs- oder Kundendaten können Zugriffsrechte auf Dokumente von Anfang an auf ausgewählte User-Gruppen beschränkt sowie automatische Löschfristen festgelegt werden. Damit werden DSGVO- und Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten.

Dokumente automatisch klassifizieren: Ergebnis

  • Reduktion des manuellen Arbeitsaufwands um bis zu 65%
  • Einhaltung von DSGVO- und Compliance-Vorgaben zu 100%
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten
  • Revisionssichere Dokumentation des gesamten Prozesses

 

Branchen: Behörden, Fertigung, Handel, Transport, Versicherungen


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