Eingehende E-Mails automatisiert verarbeiten

Eingehende E-Mails automatisiert verarbeiten

Die E-Mail ist das Kommunikationsinstrument #1 bei nahezu allen Unternehmen beim Austausch von Informationen mit Kunden und Partnern. Mit Hilfe von KI (Künstliche Intelligenz) und NLP (Natural Language Processing) können Unternehmen ihre E-Mails automatisiert verarbeiten und Anhänge analysieren. Auf Basis der gewonnenen Information ist dann eine automatische Weiterleitung an die richtigen Adressaten oder eine direkte Ausführung eines vordefinierten Prozesses möglich.

Unternehmen werden täglich mit einer Vielzahl von E-Mails von Kunden, Partnern, Lieferanten und Behörden konfrontiert. Diese müssen gesichtet, direkt beantwortet oder an die verantwortlichen Bereiche zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Die enorme Menge und Vielfalt der E-Mails führt zu einem großen Aufwand für die Klassifizierung und Zuordnung zu Geschäftsvorfällen.

NLP für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails

In der Regel geht die E-Mail-Weiterleitung nur einen Schritt über die Spam-Filterung hinaus und ermöglicht das Kopieren oder Weiterleiten von E-Mails auf Grundlage von Regeln, die auf dem Absender, dem Empfänger oder anderen Parametern basieren. NLP und KI ermöglichen jedoch mittlerweile, durch die Analyse von natürlicher Sprache, bei der automatisierten Verarbeitung von E-Mails, einen großen Schritt weiter zu gehen. Damit erkennt das System beispielsweise um welches Thema, welchen Kunden, welche Richtlinie oder welchen Geschäftsvorfall es sich handelt. Auch die Anhänge zu einer E-Mail können dafür gescannt und ausgewertet werden. Darüber hinaus können relevante Informationen aus den Texten extrahiert und automatisch in den relevanten Systemen aktualisieren werden.

Große Volumen von E-Mails mit kleinen Teams bearbeiten  

Finanzdienstleister, Versicherungen oder auch produzierende Unternehmen können so ein großes Volumen von Kunden-E-Mails mit einem nur kleinen Team von Vertriebs- und Kundendienstmitarbeitern bewältigen. Mit Hilfe von maschinellem Lernen und der NLP-Analyse wird die Absicht in Kunden-E-Mails erkannt (z.B. Änderung von Kontaktinformationen, Anfragen zum Produkt, Anfragen zu Vertragsbestandteilen), die Nachricht direkt an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet oder sogar automatisiert beantwortet.

E-Mails automatisiert verarbeiten: Ergebnisse

  • Reduktion des manuellen Arbeitsaufwands
  • Zuverlässige Einhaltung von DSGVO und Compliance
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten
  • Revisionssichere Dokumentation des gesamten Prozesses

 

Branchen: Fertigung, Transport, Versicherung


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